Topluluk Etkinliğinde Dışarıdan Konuşmacı Çağırmak İçin İzin Gerekir mi?
Hacettepe öğrenci topluluğunda dışarıdan konuşmacı davet ederken gereken danışman onayı, başvuru süresi ve Rektörlük izin sürecini öğrenin.
Evet. Hacettepe'de bir öğrenci topluluğunun dışarıdan konuşmacı davet ettiği seminer, söyleşi, panel veya benzeri etkinlik üniversitenin etkinlik izin sürecinden geçmelidir. Güncel yönergede yüz yüze etkinlikler için ayrı bir “dış konuşmacı izni” adıyla bağımsız bir prosedür tanımlanmıyor; esas olan, konuşmacının da yer aldığı etkinliğin gerekli onaylarla yapılmasıdır.
Topluluğun kendi içinde karar almış olması tek başına yeterli değildir. Etkinlik için önce akademik danışman onayı, ardından ilgili üniversite izinleri gerekir.
Başvuru ne zaman yapılmalı?
20 Mart 2025 tarihli Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesine göre üniversite içinde veya dışında yapılacak topluluk etkinlikleri, etkinlik tarihinden en az 10 iş günü önce akademik danışman onaylı dilekçeyle Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirilmelidir.
Maddi destek gerektiren bir etkinlikte bu süre daha uzundur: başvurunun en az üç hafta önce yapılması gerekir.
Yönerge ayrıca üniversite içindeki veya dışındaki etkinlik ve mekânlar için en geç iki iş günü öncesinde Rektörlük uygunluk izninin alınmış olmasını şart koşuyor.
Pratikte başvuruyu son güne bırakmak yerine konuşmacının adı, unvanı, kurumu, etkinliğin konusu, tarihi, saati ve mekânı netleşir netleşmez izin sürecini başlatmak daha güvenlidir.
Konuşmacının bilgileri başvuruda yer almalı mı?
Etkinliğin kimle ve hangi içerikle yapılacağı onayın kapsamını etkilediği için dışarıdan davet edilen konuşmacının kimliğini başvuruda açıkça belirtmek gerekir. Yönerge, çevrim içi etkinliklerde katılımcıların ad-soyad, unvan ve kurum bilgilerinin bildirilmesini açıkça istiyor.
Yüz yüze etkinlikte Kültür İşleri Müdürlüğünün kullandığı güncel form veya süreç ek belge talep ediyorsa bunların da tamamlanması gerekir. Bu nedenle konuşmacıyı duyurup afişi kesinleştirmeden önce topluluk danışmanı ve Kültür İşleri Müdürlüğü üzerinden başvurunun uygunluğunu kontrol etmek en sorunsuz yöntemdir.
Yönergede etkinliklerin Rektörlük onayından sonra internet dâhil çeşitli mecralarda duyurulabileceği de belirtiliyor. Bu yüzden “konuşmacı kesin geliyor” şeklindeki herkese açık duyuruyu izin tamamlanmadan yapmak yerine onay sonrasına bırakmak daha doğru olur.
Kaynak: Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları – Güncel Yönerge