Üniversiteden Etkinlik Bütçesi Alınabilir mi?

Evet. Hacettepe Üniversitesi öğrenci topluluklarının uygun etkinliklerine bütçe imkânları dâhilinde mali veya ayni destek verebilir. Ancak bu, her topluluğa otomatik olarak ayrılmış serbest bir bütçe olduğu anlamına gelmez. Destek; etkinlik, ihtiyaç, başvuru zamanı, danışman onayı ve üniversitenin mevcut bütçe olanakları üzerinden değerlendirilir.

Hacettepe Öğrenci Toplulukları Yönergesi, öğrenci topluluklarının faaliyetleri için ihtiyaç duyulan giderlerin Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden bütçe imkânları ölçüsünde karşılanabileceğini açıkça düzenliyor.

Etkinlik için mali destek başvurusu ne zaman yapılır?

Mali destek gerektiren bir etkinlik, yönergeye göre etkinlikten en az üç hafta önce akademik danışman onayı alınarak bir dilekçeyle Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirilmelidir.

Buradaki süreyi normal etkinlik başvurusuyla karıştırmamak önemli. Üniversite içinde veya dışında yapılacak genel etkinlikler için bildirim süresi 10 iş günü iken, mali destek gerektiren etkinliklerde üç haftalık süre öngörülüyor.

Bu nedenle örneğin konuşmacı ulaşımı, konaklama, organizasyon gideri veya başka bir mali destek gerektirecek etkinlik için son haftada yapılan başvuru yeterli olmayabilir.

Malzeme desteği isteniyorsa hangi belgeler gerekir?

Topluluğun etkinlik veya çalışmalarında malzeme desteğine ihtiyacı varsa yönergede daha ayrıntılı bir süreç var.

Başvuruda:

• ihtiyaç duyulan malzemenin cinsi,
• adedi,
• ayrıntılı açıklaması,
• proforma fatura örneği,
• malzemenin kullanılacağı yer

belirtilmeli ve dilekçe akademik danışman tarafından onaylanmalıdır.

Bu tür malzeme desteği başvurusu etkinlikten en geç 30 gün önce Kültür İşleri Müdürlüğüne yapılır.

Topluluk adına satın alınan veya hibe edilen taşınırların kişisel eşya gibi değerlendirilmediğini de unutmamak gerekir. Bu malzemeler üniversitenin taşınır kayıt sistemi üzerinden topluluğun akademik danışmanı üzerine kaydedilir.

Üniversite her talebi karşılamak zorunda mı?

Hayır. Yönergedeki ifade desteğin Daire Başkanlığı bütçe olanakları dâhilinde ve Öğrenci Etkinlik Komisyonu Başkanı onayıyla verilebileceği yönünde.

Dolayısıyla bir etkinliğin uygun bulunması, talep edilen bütün harcama kalemlerinin veya istenen tutarın eksiksiz karşılanacağı anlamına gelmez.

Üstelik destek ile etkinliğin çıktısı arasında bağlantı bulunması gerekiyor. Başka bir ifadeyle “topluluk bütçesi olsun” şeklindeki genel bir talep yerine, somut etkinlik ve somut ihtiyaç üzerinden başvurmak gerekir.

Gelecek yılın bütçe ihtiyacı önceden bildiriliyor mu?

Evet. Yönergeye göre öğrenci topluluğu, her akademik yılın bitimine iki hafta kala, bir sonraki öğretim yılında yapmayı planladığı ve mali destek gerektiren etkinlikler için tahmini destek miktarını Müdürlüğe bildirir.

Bu düzenleme, yıl içindeki tek tek etkinlik başvurularının yerine geçmez; daha çok gelecek yılın mali ihtiyaçlarının önceden planlanmasını sağlar.

Sponsorluk alınabilir mi?

Topluluklar üniversite dışındaki özel veya kamu kurum ve kuruluşlarından da ayni veya nakdi sponsorluk desteği alabilir. Bunun için üniversite üst yönetiminin onayı gerekir.

Nakdi sponsorluk gelirleri öğrencilerin veya topluluk yöneticilerinin kişisel hesabına alınmaz. Yönerge, sponsor gelirlerinin Hacettepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ait resmî hesaba yatırılmasını ve ilgili topluluğun sponsorluk kapsamındaki faaliyetlerinde kullandırılmasını öngörüyor.

Ayrıca topluluklar aidat, bağış veya başka ad altında para toplayamaz ve gelir elde etmeye yönelik ücretli etkinlik düzenleyemez.

Kısacası Hacettepe'de etkinlik için üniversiteden destek almak mümkündür; fakat doğru ifade “topluluğa bütçe veriliyor” değil, onaylanan faaliyet için bütçe imkânları ölçüsünde mali veya ayni destek sağlanabiliyor şeklindedir.

Kaynak: Hacettepe Üniversitesi – Öğrenci Toplulukları Yönergesi