Akademik Danışman Ayrılırsa Topluluk Faaliyetleri Durur mu?
Hacettepe öğrenci topluluğunun akademik danışmanı ayrılırsa etkinliklerin ne olacağını, yeni danışman sürecini ve hangi durumda faaliyetlerin aksayabileceğini öğrenin.
Hacettepe'de bir öğrenci topluluğunun akademik danışmanının ayrılması, topluluğun otomatik olarak kapandığı anlamına gelmez. Ancak danışmanlık yalnızca ismen bulunan bir görev değildir: Üniversitenin Öğrenci Toplulukları Yönergesi'ne göre topluluğun etkinlikleri akademik danışmanın bilgisi, gözetimi ve sorumluluğu altında yürütülür ve her etkinlik için önce danışman onayı gerekir.
Bu nedenle topluluğun geçerli başka bir akademik danışmanı yoksa, yeni danışman süreci tamamlanana kadar özellikle yeni etkinlik onayları ve resmî faaliyet başvuruları pratikte ilerleyemeyebilir.
Topluluk tamamen kapanır mı?
Yönergede, akademik danışmanın üniversiteden ayrılması veya görevi bırakması halinde topluluğun kendiliğinden kapatılacağına ilişkin özel bir hüküm bulunmuyor. Kapatma ve pasiflik ayrı kurallara bağlı.
Buna karşılık toplulukların bir akademik danışman belirlemesi zorunlu. Akademik danışman, topluluğun kuruluş, işleyiş ve denetiminde görev alan ve Öğrenci Etkinlik Komisyonu ile Rektörlük Makamına karşı sorumluluğu bulunan öğretim elemanı olarak tanımlanıyor.
Dolayısıyla burada iki farklı şeyi ayırmak gerekir:
- Topluluğun varlığının sona ermesi: Danışmanın ayrılması tek başına bunu doğurmuyor.
- Etkinliklerin resmî olarak yürütülebilmesi: Danışman onayı gerektiği için danışmansız dönemde aksayabilir.
Eş danışman varsa ne olur?
Hacettepe yönergesi toplulukların, Öğrenci Etkinlik Komisyonu Başkanının onayıyla bir eş danışman belirleyebilmesine izin veriyor ve akademik danışman sayısını en fazla ikiyle sınırlandırıyor.
Bu nedenle ayrılan kişi dışında hâlen geçerli şekilde görevlendirilmiş bir eş danışman varsa, durum tek danışmanlı bir topluluğa göre daha kolay yönetilebilir. Yine de topluluğun güncel danışman bilgisinin Kültür İşleri Müdürlüğündeki kayıtlarla uyumlu olması önemlidir.
Yeni akademik danışman nasıl belirlenir?
Yönergeye göre akademik danışmanlar, disiplin cezası almamış Hacettepe Üniversitesi öğretim elemanları arasından topluluk tarafından teklif edilir ve Öğrenci Etkinlik Komisyonunun uygun görmesi halinde üç yıl için yetkilendirilir.
Ayrıca toplulukların danışmanlarını aynı usulle değiştirebileceği belirtiliyor. Ancak mevcut danışmanın üniversiteden ayrılmış olması, ulaşılamaması veya artık onay veremeyecek durumda olması halinde geçişin tam olarak hangi belgeyle yapılacağı kamuya açık yönergede ayrıca açıklanmıyor.
Bu nedenle böyle bir durumda en güvenli yol, yeni etkinlik başvurusu yapmadan önce SKS Kültür İşleri Müdürlüğüyle doğrudan iletişime geçip danışman değişikliği için istenen güncel belgeyi teyit etmektir.
Hacettepe Öğrenci Toplulukları sayfasında Kültür İşleri Müdürlüğü için şu iletişim bilgileri veriliyor:
- Beytepe: 0312 297 62 14
- Sıhhiye: 0312 305 14 39
- E-posta: kulturmd@hacettepe.edu.tr
Planlanmış bir etkinlik varsa ne yapılmalı?
Etkinliğin onayı henüz alınmadıysa, danışman değişikliği çözülmeden etkinliği kesinleşmiş kabul etmemek gerekir. Çünkü yönerge, üniversite içinde veya dışında yapılacak etkinliklerin danışman onayıyla Müdürlüğe bildirilmesini öngörüyor.
Etkinlik daha önce onaylandıysa fakat danışman sonradan ayrıldıysa da “önceden onay vardı, devam ederiz” varsayımı güvenli değildir. Etkinliğin gözetim ve sorumluluk boyutu devam ettiği için Kültür İşleri Müdürlüğüne danışman değişikliğini bildirip etkinlik onayının geçerliliğini teyit etmek daha doğru olur.
Özetle: Danışman ayrıldığı anda topluluk yok olmaz; fakat danışmansız şekilde yeni etkinlik yürütmek yönergedeki onay ve gözetim şartlarıyla uyuşmaz. En kısa sürede yeni danışman sürecini başlatmak gerekir.
Kaynaklar:
Hacettepe Üniversitesi – Öğrenci Toplulukları Yönergesi
Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları – Sık Sorulan Sorular