Topluluk Etkinliğinde Fotoğraf/Video Çekimi İçin İzin Gerekir mi?
Hacettepe öğrenci topluluğu etkinliğinde etkinlik izni ile katılımcıların fotoğraf/video kayıtlarının kullanılması arasındaki farkı ve güvenli uygulamayı öğrenin.
Hacettepe'de bir öğrenci topluluğunun etkinliği için üniversiteden izin alınmış olması, katılımcıların yüzlerinin göründüğü fotoğraf ve videoları otomatik olarak istediğiniz yerde yayımlama izni anlamına gelmez. Burada iki ayrı konu vardır: etkinliğin üniversite tarafından onaylanması ve kişilerin görüntülerinin çekilmesi, saklanması veya paylaşılması.
Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi, toplulukların etkinliklerini danışman onayıyla yürütmesini ve üniversiteden gerekli izinleri almasını zorunlu tutuyor. Yönergeye göre üniversite içinde veya dışında yapılacak etkinlikler genel olarak 10 iş günü önceden Müdürlüğe bildiriliyor; etkinlik ve kullanılacak alan için de Rektörlükten uygunluk izni alınması gerekiyor.
Bu izin, etkinliğin yapılmasına ilişkindir. Fotoğraf/video tarafında ise kişisel veri ve kişilik hakkı boyutu ayrıca değerlendirilmelidir.
Fotoğraf ve video neden ayrı bir konu?
Bir kişinin tanınabildiği fotoğraf veya video, kişisel veri niteliği taşıyabilir. Bu nedenle kayıtların hangi amaçla çekildiği, nerede yayımlanacağı, ne kadar süre saklanacağı ve kimlerle paylaşılacağı önemlidir.
KVKK'ya göre kişisel veri işlemek için her durumda mutlaka “açık rıza” şartı bulunduğunu söylemek doğru değildir; Kanunda farklı işleme şartları da vardır. Fakat işlem açık rızaya dayanıyorsa rızanın belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle verilmiş olması gerekir. KVKK ayrıca açık rızanın mutlaka kâğıt üzerinde alınmasının şart olmadığını, ancak rızanın alındığını ispat yükünün veri sorumlusunda olduğunu belirtiyor.
Bu yüzden “etkinliğe gelen herkes çekilmeyi ve Instagram'da yayımlanmayı kabul etmiş sayılır” gibi genel bir varsayım güvenli değildir.
Topluluk olarak pratikte ne yapabilirsiniz?
En temiz yöntem, çekim ve paylaşım planını etkinlikten önce belirlemektir.
Örneğin etkinlik kayıt formunda veya girişte kısa ve anlaşılır biçimde:
- etkinlikte fotoğraf/video çekileceğini,
- kayıtların hangi amaçla kullanılacağını,
- hangi kanallarda yayımlanabileceğini,
- çekimde görünmek istemeyen katılımcıların ne yapabileceğini
açıklayabilirsiniz.
Özellikle bir katılımcının yüzünün yakın planda olduğu portre, röportaj, konuşmacı videosu veya tanıtım amaçlı sosyal medya içeriği hazırlanacaksa, toplu salon görüntüsüne kıyasla daha açık bir bilgilendirme ve izin düzeni kurmak mantıklıdır.
“Fotoğraf çekilecek” bilgisi ile “bu fotoğraf Instagram, web sitesi ve afişlerde kullanılacak” bilgisi aynı şey değildir. Paylaşım amacı varsa bunu da baştan belirtmek gerekir.
Etkinlik izninde fotoğraf çekimi ayrıca yazılmalı mı?
Hacettepe Öğrenci Toplulukları Yönergesinde, her etkinlik için ayrıca standart bir “fotoğraf/video izin formu” doldurulacağına dair genel bir hüküm yer almıyor. Ancak yönerge, topluluğun faaliyetlerini ilgili diğer mevzuata uygun yürütmesini istiyor.
Bu nedenle etkinlik başvurusunda çekim yapılacağını belirtmek, özellikle profesyonel çekim, dışarıdan ekip, basın, canlı yayın veya geniş çaplı tanıtım varsa akademik danışman ve Kültür İşleri Müdürlüğü ile önceden netleştirmek iyi bir uygulamadır.
Yönergede ayrıca Rektörlük onayı alınmış etkinliklerin internet dâhil sözlü ve yazılı basın araçları kullanılarak duyurulabileceği belirtiliyor. Bu hüküm etkinliğin duyurulabilmesini düzenler; tek tek katılımcıların görüntülerinin her kullanımını sınırsız biçimde serbest bırakan bir onay gibi yorumlanmamalıdır.
Birisi fotoğrafının paylaşılmasını istemezse?
Etkinlik ekibinin baştan uygulanabilir bir çözümü olması gerekir. Örneğin kişinin yakın plan görüntüsünü kullanmamak, paylaşılacak kareyi değiştirmek veya talep geldikten sonra uygun olan içerikleri kaldırmak gibi seçenekler değerlendirilebilir.
KVKK kapsamında kişilerin kendileriyle ilgili verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, yanlış verilerin düzeltilmesini isteme ve şartları oluştuğunda silme/yok etme talebinde bulunma gibi hakları vardır.
Özetle, Hacettepe topluluk etkinliğinde “etkinlik izni aldık, fotoğraf konusu da tamamdır” diye düşünmeyin. Etkinliğin üniversite içindeki izin sürecini ayrı, katılımcı görüntülerinin çekim ve paylaşım sürecini ayrı planlayın. Bu yaklaşım hem topluluk yönetimini hem de katılımcıyı gereksiz belirsizlikten korur.
Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi · KVKK – Açık Rıza Alırken Dikkat Edilecek Hususlar · KVKK – Öğrenci Fotoğrafının Kullanılmasına İlişkin 2021/572 Sayılı Karar Özeti