Kampüs Dışındaki Etkinlik Üniversite Topluluğu Adına Yapılabilir mi?
Hacettepe öğrenci topluluklarının kampüs dışında etkinlik düzenlemesi mümkün mü? Danışman onayı, bildirim, Rektörlük izni ve isim-logo kuralları.
Evet. Hacettepe öğrenci toplulukları kampüs dışında da topluluk adına etkinlik düzenleyebilir. Ancak etkinliği kişisel bir organizasyon gibi hazırlayıp sonradan topluluk adını eklemek yerine, akademik danışman onayı ve üniversitenin izin/bildirim süreci üzerinden yürütmek gerekir.
Hacettepe Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi, üniversite içinde ve dışında yapılacak etkinlikleri açıkça düzenliyor.
Kampüs dışı etkinlik için hangi işlemler gerekiyor?
Yönergeye göre topluluklar üniversite içinde veya dışında yapacakları etkinlikleri:
- 10 iş günü öncesinden,
- mali destek gerektiren etkinlikleri ise 3 hafta öncesinden,
akademik danışman onayıyla bir dilekçe üzerinden ilgili Müdürlüğe bildirmek zorunda.
Ayrıca üniversite içindeki ve dışındaki etkinlikler ile kullanılacak alanlar için en geç 2 iş günü öncesinden Rektörlük uygunluk izni alınması gerekiyor. Yönerge, etkinliklerin Rektörlük onayı alındıktan sonra basın, internet ve diğer duyuru kanallarından ilan edilmesini de öngörüyor.
Bu süreleri “etkinlikten iki gün önce başvursam yeter” şeklinde okumamak gerekir. Normal etkinlik için Müdürlüğe bildirim 10 iş günü önceden yapılmalı; iki iş günü hükmü ayrıca Rektörlük uygunluk iznine ilişkin.
Başka bir kurumla ortak etkinlik yapılabilir mi?
Evet. Yönerge, öğrenci topluluklarının üniversite içindeki veya dışındaki topluluklarla, uluslararası olanlar dahil, iş birliği yaparak etkinlik düzenleyebileceğini de belirtiyor.
Fakat ortaklık kurulması, topluluk adına izin alma yükümlülüğünü ortadan kaldırmıyor. Etkinlik bir kafe, dernek, şirket, başka üniversite veya farklı bir toplulukla birlikte yapılıyorsa dış paydaşın kim olduğu, etkinliğin nerede ve nasıl yapılacağı başvuru sürecinde açık biçimde belirtilmeli.
Hacettepe adını ve logosunu kullanabilir misiniz?
Topluluğun gerekli izinleri alarak kendisinin düzenlediği etkinliklerde, topluluk adı ve logosuyla birlikte Hacettepe Üniversitesi isim ve logosu ayrıca izin alınmadan kullanılabiliyor.
Ancak durum, üçüncü bir kişinin düzenlediği etkinliğe topluluk olarak katılmaksa farklı. Böyle bir etkinlikte Hacettepe isim ve logosunun kullanılması isteniyorsa bunun izin başvurusunda belirtilmesi ve ayrıca izin alınması gerekiyor. Üniversite dışında öğrencilerin Hacettepe isim ve logosunu kullanması da genel olarak izne tabi.
Dolayısıyla “topluluğumuz katılıyor” ile “etkinliği topluluğumuz düzenliyor” ayrımı, görsel ve duyurularda üniversite kimliğinin nasıl kullanılacağını etkileyebilir.
Etkinliğin hazırlık tarihleri, izin başvurusu ve duyuru aşamalarını dönem planınızla birlikte takip etmek istiyorsanız gerekli.tr üzerinde akademik döneminizi daha düzenli bir görünümde planlayabilirsiniz.
Kaynaklar:
Hacettepe Üniversitesi – Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi
Hacettepe Üniversitesi – İsim ve Logosunun Kullanım Esaslarına İlişkin Yönerge