Kampüste Etkinlik Yapmak İçin Kaç Gün Önce İzin Alınmalı?
Hacettepe öğrenci topluluklarının kampüs etkinliği için kaç iş günü önce başvurması gerektiğini, mali destek ve Rektörlük onayı sürelerini öğrenin.
Hacettepe'de bir öğrenci topluluğu olarak kampüs içinde etkinlik yapacaksanız etkinliği 10 iş günü önceden Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirmeniz gerekir. Etkinlik mali destek gerektiriyorsa süre 3 haftadır.
Başvuru, akademik danışman onayı alınarak bir dilekçeyle yapılır. Aynı süre üniversite dışında düzenlenecek topluluk etkinlikleri için de geçerlidir.
“2 iş günü” kuralı ne anlama geliyor?
Öğrenci Toplulukları Yönergesinde ayrıca, üniversite içindeki veya dışındaki etkinlikler ve kullanılacak alanlar için en geç 2 iş günü öncesinden Rektörlük uygunluk izninin alınması gerektiği yazıyor.
Bu iki süreyi karıştırmamak önemli:
- 10 iş günü önce: topluluğun normal etkinlik bildirimini danışman onaylı dilekçeyle Kültür İşleri Müdürlüğüne yapması gereken süre.
- 3 hafta önce: etkinlik için mali destek gerekiyorsa bildirim süresi.
- En geç 2 iş günü önce: etkinlik ve kullanılacak alan için Rektörlük uygunluk izninin alınmış olması gereken son aşama.
Dolayısıyla “etkinliğe iki gün kala başvurabilirim” şeklinde yorumlamak doğru değil. Öğrenci topluluğunun başlangıç noktası normal durumda 10 iş günüdür.
Etkinliği izin çıkmadan duyurabilir misiniz?
Yönergeye göre topluluk etkinlikleri Rektörlük onayı alındıktan sonra internet ortamı dâhil sözlü ve yazılı araçlarla duyurulur. Afişi veya sosyal medya duyurusunu kesinleşmiş etkinlik gibi yayımlamadan önce onay sürecinin tamamlanmasını beklemek bu nedenle önemlidir.
Çevrim içi topluluk etkinliklerinde de süre değişmiyor. Etkinlik içeriği, tarih ve saat, kullanılacak sosyal medya hesabı veya platform adresi ve varsa katılımcı bilgileri akademik danışman onayıyla 10 iş günü önceden Kültür İşleri Müdürlüğüne yazılı olarak bildirilmelidir.
Malzeme desteği de istiyorsanız daha erken hareket edin
Etkinlik için yalnız genel mali destek değil, Üniversiteden malzeme desteği isteniyorsa yönergede daha uzun bir süre bulunuyor. Malzemenin cinsi, adedi, ayrıntısı, proforma fatura örneği ve kullanılacağı yeri belirten akademik danışman onaylı dilekçeyle etkinlikten en geç 30 gün önce Kültür İşleri Müdürlüğüne başvurulması gerekiyor.
Bu yüzden salon, konuşmacı, mali destek veya malzeme ihtiyacı olan bir etkinliği yalnız “10 iş günü” üzerinden planlamak son anda sorun çıkarabilir; etkinliğin ihtiyaçlarına göre daha uzun olan süreyi esas alın.
Bu süreler Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi kapsamındaki öğrenci toplulukları içindir. Bir bölüm, fakülte, araştırma grubu veya bireysel öğrenci adına yapılacak etkinlikte izin ve alan tahsis süreci farklı olabilir.
Kaynak: Hacettepe Üniversitesi – Öğrenci Toplulukları Yönergesi