Erasmus Dönüşünde Not Dönüşümüne İtiraz Edilebilir mi?

Erasmus dönüşünde Hacettepe’ye işlenen not veya ders eşdeğerliğinde hata olduğunu düşünüyorsanız düzeltme ve yeniden değerlendirme talep edebilirsiniz. Ancak erişilebilen Hacettepe Erasmus kaynaklarında bütün birimler için ayrıca tanımlanmış tek bir “Erasmus not dönüşümü itiraz formu ve itiraz süresi” bulunmuyor. Bu nedenle ilk başvuru noktası, dönüşüm ve ders eşdeğerliği sürecini yürüten Bölüm/Anabilim Dalı Erasmus Koordinatörlüğü olmalı.

Hacettepe AB Ofisinin güncel SSS sayfası, ders eşdeğerliğinde akademik danışman ve onay merciinin Bölüm Erasmus Koordinatörleri olduğunu belirtiyor. Hacettepe Mütercim ve Tercümanlık Bölümünün dönüş sürecinde de öğrenciye, Ders Dönüşüm Belgesini “not dönüşümü yapması ve kontrol etmesi” için koordinatörüne göndermesi söyleniyor.

Önce hatanın nerede olduğunu ayırın

İtiraz edeceğiniz yer, hatanın kaynağına göre değişir.

Misafir üniversitenin transkriptindeki not yanlışsa:
Sorun Hacettepe’nin yaptığı dönüşümden önce oluşmuştur. Önce Erasmus yaptığınız üniversiteden düzeltilmiş resmî transkript istemeniz gerekir. Hacettepe’nin doğru olmayan bir kaynak not üzerinden dönüşüm yapmasını beklemek yerine kaynak belgeyi düzelttirmek daha doğru yoldur.

Misafir üniversite notu doğru, Hacettepe notuna dönüşüm yanlışsa:
Ders Dönüşüm Belgesi ile karşı üniversitenin transkriptini yan yana kontrol ederek Bölüm Erasmus Koordinatörünüze yazılı düzeltme talebi iletin.

Not doğru ama ders eşdeğerliği yanlışsa:
Learning Agreement Before Mobility, varsa During Mobility/Ekle-Sil belgesi ve dönüş eşdeğerlik belgesini birlikte kontrol edin. Dönüşteki eşdeğerlik, hareketlilik sırasında onaylanan son ders düzeniyle ve karşı üniversite transkriptiyle uyumlu olmalıdır.

İtiraz ederken hangi belgeleri birlikte göndermek mantıklı?

Tek cümlelik “notum yanlış” e-postası yerine hatayı belge üzerinde göstermek süreci hızlandırır. Genellikle şu belgeler yeterli bir başlangıç dosyası oluşturur:

• karşı üniversitenin nihai Transcript of Records belgesi,
• Learning Agreement Before Mobility,
• değişiklik yaptıysanız Learning Agreement During Mobility / Ekle-Sil belgesi,
• Ders Dönüşüm Belgesi,
• Hacettepe transkriptinde veya BİLSİS’te görünen not,
• hangi ders veya notun neden yanlış olduğunu açıklayan kısa dilekçe ya da e-posta.

Örneğin karşı üniversite transkriptinde bir dersin notu B iken dönüşüm belgesinde başka bir yerel not yazılmışsa, itirazın merkezine doğrudan bu belge uyuşmazlığını koyabilirsiniz.

Not zaten transkripte işlendi ise

Not dönüşümü tamamlanıp Hacettepe transkriptinize işlendiğinde de hatayı fark edebilirsiniz. Bu durumda yalnız sözlü olarak koordinatöre bildirmek yerine, koordinatörünüzden ve bağlı olduğunuz fakülte/enstitü öğrenci işlerinden resmî düzeltme için hangi dilekçe veya yönetim kurulu işleminin gerektiğini öğrenin.

Burada önemli olan, Erasmus ofisinin hibe ve hareketlilik belgeleriyle akademik ders tanıma işlemini birbirine karıştırmamaktır. Hacettepe’nin kendi bilgilendirmesinde ders eşdeğerliği konusunda akademik onay mercii bölüm Erasmus koordinatörü olarak gösteriliyor.

Sonuç olarak, itiraz edilecek ilk yer çoğu durumda Bölüm Erasmus Koordinatörlüğüdür; ancak hatanın kaynağı karşı üniversitenin transkriptiyse önce o belgeyi düzenleyen kuruma dönmek gerekir. Hata sonradan fark edilmişse başvurunuzu yazılı ve belgeli yapmak en güvenli yoldur.

Kaynaklar: Hacettepe AB Ofisi – Erasmus+ Sıkça Sorulan Sorular · Hacettepe Mütercim ve Tercümanlık Bölümü – Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği