Erasmus'tan Dönünce Dersler BİLSİS'e Ne Zaman İşlenir?

Hacettepe'de Erasmus'tan döndükten sonra aldığınız derslerin BİLSİS'e işlenmesi için üniversite genelinde yayımlanmış sabit bir “3 gün”, “1 hafta” veya benzeri süre bulunmuyor. Dersler Türkiye'ye döndüğünüz anda otomatik olarak BİLSİS'e düşmez; önce yurtdışında aldığınız derslerin akademik olarak tanınması ve ilgili kararların tamamlanması gerekir.

Bu nedenle aynı tarihte dönen iki öğrencinin dersleri BİLSİS'te aynı gün görünmeyebilir. Süre; karşı üniversiteden transkriptin gelmesine, ders dönüşüm/eşdeğerlik işlemlerinin tamamlanmasına, ilgili yönetim kurulu kararına ve kaydın öğrenci bilgi sistemine aktarılmasına bağlıdır.

Erasmus dönüşünde derslerin işlenme sırası nasıl ilerler?

Hacettepe'nin güncel Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre değişim programında alınan ders, staj ve benzeri faaliyetler Hacettepe'deki derslere eşdeğer veya onların yerine sayılabilir. Doğrudan eşdeğeri bulunmayan bir ders ise seçmeli ders statüsünde transkripte işlenebilir. Hangi dersin neye karşılık geldiği ve AKTS'si ilgili yönetim kurulu tarafından belirlenir.

Pratikte süreç kabaca şu zincir üzerinden ilerler:

1. Karşı üniversitedeki dönem tamamlanır ve Transcript of Records gibi dönüş belgeleri oluşur.
2. Erasmus sonrası gerekli belgeler ve ders bilgileri bölüm/koordinatörlük tarafında değerlendirilir.
3. Derslerin Hacettepe'deki karşılıkları veya seçmeli statüsü belirlenir.
4. Gerekli kurul/yönetim kurulu kararı tamamlanır.
5. Karar ve not dönüşümü öğrenci kaydına aktarıldığında dersler BİLSİS/transkript üzerinde görünür.

Hacettepe AB Ofisinin güncel belge sayfasında giden öğrenim hareketliliği öğrencileri için Learning Agreement for Studies – After Mobility ve Confirmation of Stay belgeleri yer alıyor. Bazı akademik birimlerde ayrıca Erasmus ders eşdeğerlik veya ders dönüşüm belgeleri kullanılıyor. Bu da dönüş işleminin yalnız “transkript geldi, sistem otomatik işledi” şeklinde tek adımlı olmadığını gösteriyor.

BİLSİS'te hemen görünmüyorsa sorun mu var?

Döndükten kısa süre sonra derslerin görünmemesi tek başına bir hata olduğu anlamına gelmez. Önce şu üç noktayı kontrol etmek daha anlamlıdır:

• Karşı kurumdan resmi not dökümü/transkript ulaştı mı?
• Bölüm Erasmus koordinatörü veya bölüm sekreterliği ders dönüşüm işlemini tamamladı mı?
• İlgili yönetim kurulu kararı çıktı mı ve ÖİDB'ye iletildi mi?

Özellikle yeni yarıyılın ders kayıtları yaklaşmışsa beklemek yerine bölümünüzle iletişime geçmek daha güvenlidir. Çünkü BİLSİS'te eksik görünen bir ders; ilerleme kuralı, mezuniyet kontrolü, AKTS toplamı veya ders kaydı sırasında öğrencinin durumunu etkileyebilir.

İlk başvurulacak yer genellikle bölüm Erasmus koordinatörü veya bölüm sekreterliği olmalıdır. Akademik tanınma işlemi tamamlanmış olmasına rağmen kayıt hâlâ görünmüyorsa fakülte/yüksekokul öğrenci işleri ve gerektiğinde ÖİDB üzerinden durum sorulabilir.

Dersin adı BİLSİS'te farklı görünürse yanlış mı işlenmiştir?

Her zaman değil. Erasmus'ta aldığınız dersin adı ile Hacettepe'deki ders adı birebir aynı olmak zorunda değildir. Güncel düzenlemeye göre değişim kapsamında alınan ders Hacettepe'deki bir derse eşdeğer veya onun yerine sayılabilir; uygun bir eşdeğer yoksa seçmeli ders olarak transkripte aktarılabilir.

Bu yüzden yalnız ders adına bakmak yerine şu bilgileri birlikte kontrol edin:

• hangi Hacettepe dersine karşılık sayıldığı,
• AKTS/kredi bilgisi,
• aktarılan harf notu,
• zorunlu veya seçmeli statüsü,
• mezuniyet hesabına doğru biçimde dahil edilip edilmediği.

Bir eşdeğerlik kararı verildiği halde BİLSİS'teki kayıt bununla uyuşmuyorsa, kararın düzeltilmesi değil önce sistem kaydının kararla aynı olup olmadığının kontrol edilmesi gerekir.

Ders saydırma ve BİLSİS'e aktarım süresinin neden sabit olmadığını daha genel çerçevede görmek istersen Hacettepe ders saydırma sonucunun BİLSİS'e ne zaman işlendiğini anlatan rehbere da bakabilirsin.

Kaynaklar: Hacettepe ÖİDB – Mevzuat · Hacettepe AB Ofisi – Documents & Forms