Öğrenciler Ders Projesi İçin Kişisel Veri Toplayabilir mi?

Evet, bir ders projesi kapsamında anket, görüşme, form veya benzeri yöntemlerle veri toplanabilir. Ancak çalışmanın “sadece ders için” yapılması kişisel verileri koruma ve araştırma etiği kurallarını otomatik olarak ortadan kaldırmaz.

Ad-soyad, e-posta adresi, öğrenci numarası, telefon, fotoğraf, ses kaydı veya bir kişiyle ilişkilendirilebilen yanıtlar kişisel veri niteliği taşıyabilir. Bu nedenle asıl soru yalnız “veri toplayabilir miyim?” değil, hangi veriyi neden topladığınız, gerçekten gerekli olup olmadığı ve o veriyi nasıl koruyacağınız olmalıdır.

Her ders projesi etik kurul başvurusu gerektirir mi?

Bunu proje türüne göre değerlendirmek gerekir. Hacettepe Üniversitesi Sosyal ve Beşeri Bilimler Araştırma Etik Kurulu Yönergesi; Hacettepe'de veya Hacettepe mensuplarınca yürütülen, anket, ölçek, görüşme, gözlem, dosya/veri kaynağı taraması ve benzeri yöntemlerle veri toplanan sosyal ve beşeri bilim çalışmalarını geniş bir kapsamda ele alır.

Bu nedenle insanlardan veri toplayacağınız bir projeye başlamadan önce ders sorumlusuna şu soruyu net biçimde sorun: Bu çalışma yalnız sınıf içi bir eğitim uygulaması mı, yoksa ilgili etik kurulun değerlendirmesine girmesi gereken bir araştırma niteliğinde mi?

Özellikle verilerin daha sonra tezde, bildiride, makalede, yarışmada veya kamuya açık bir projede kullanılması planlanıyorsa etik kurul ve araştırma izni konusu veri toplamadan önce çözülmelidir. Sonradan “zaten veriyi toplamıştık” demek etik onayın yerini tutmaz.

En güvenli yaklaşım: Gerekmeyen veriyi hiç toplamayın

KVKK'nın temel yaklaşımı, kişisel verilerin belirli ve meşru bir amaç için; o amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmesidir. Örneğin proje için yalnız öğrencilerin kampüs ulaşımı hakkındaki görüşleri gerekiyorsa, ad-soyad veya T.C. kimlik numarası almak çoğu durumda projenin akademik amacına bir şey katmaz.

Bunun yerine:

• Kimliği doğrudan belirleyen alanları mümkünse hiç sormayın.
• Katılımcıyı takip etmek gerekmiyorsa anonim yanıt tercih edin.
• Yaş gibi bir değişken gerekiyorsa tam doğum tarihi yerine yaş aralığının yeterli olup olmadığını düşünün.
• Ham veriyi proje grubunun tamamına gereksiz yere dağıtmayın.
• Sonuçları sunarken bireyleri tanınabilir hale getirecek küçük gruplara veya özgün ifadelere dikkat edin.

Buradaki önemli ayrım şu: İsim sormamak her zaman anonimlik sağlamaz. Bölüm, sınıf, yaş, çok özel bir deneyim ve benzeri bilgiler birlikte kullanıldığında kişi yine belirlenebilir hale gelebilir.

Katılımcıya ne söylenmeli?

Kişiden veri toplarken en azından çalışmanın ne için yapıldığı, hangi bilgilerin istendiği, veriyi kimlerin göreceği ve ne kadar süre tutulacağı açık olmalıdır. Çalışmanın niteliğine göre aydınlatılmış onam veya gönüllü katılım metni gerekebilir.

Sağlık bilgisi, biyometrik veri, siyasi düşünce, dinî inanç, ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli veriler söz konusuysa risk daha yüksektir. Böyle bir alan projenin merkezinde değilse sırf “belki analiz ederiz” düşüncesiyle bu verileri toplamamak daha doğru olur.

Google Forms veya başka bir araç kullanmak sorunu çözer mi?

Hayır. Kullanılan aracın popüler veya teknik olarak güvenli görünmesi, veri toplamanın hukuki ve etik temelini tek başına oluşturmaz. Formu oluşturmadan önce hangi hesabın kullanılacağı, veriye kimlerin erişeceği, yanıtların indirileceği cihaz ve proje bitince ham verinin ne olacağı belirlenmelidir.

Ders sorumlusu veya bölüm belirli bir kurumsal yöntem öneriyorsa onu kullanmak, kişisel hesaplarla gelişi güzel veri toplamaktan daha güvenli bir yoldur.

Kısacası ne yapmalısınız?

Projeyi başlatmadan önce üç şeyi netleştirin: etik kurul/izin gerekip gerekmediği, gerçekten hangi verilere ihtiyaç duyulduğu ve katılımcının nasıl bilgilendirileceği. Bunlar çözülmeden veri toplamaya başlamak, sonradan düzeltilmesi zor bir sorun yaratabilir.

Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi Sosyal ve Beşeri Bilimler Araştırma Etik Kurulu Yönergesi · Hacettepe Üniversitesi KVKK Bilgilendirmesi · Kişisel Verileri Koruma Kurumu – Kişisel Verilerin İşlenme Şartları