Google Forms ile Öğrenci Verisi Toplamak İçin İzin Gerekir mi?
Google Forms ile öğrenci verisi toplarken etik kurul, KVKK, aydınlatma ve veri güvenliği açısından hangi izin ve kontrollerin gerektiğini öğrenin.
Google Forms kullanmak tek başına izin gerektiren bir işlem değildir; ancak öğrenci verisi toplamanın amacı ve verinin türü izin, etik kurul ve KVKK yükümlülüklerini gündeme getirebilir. Özellikle tez, makale veya bilimsel proje için öğrencilere anket uyguluyorsanız “formu açıp linki paylaşmak” yeterli bir süreç değildir.
Hacettepe'de sosyal ve beşerî bilimler alanında çevrimiçi anket ve ölçeklerle yapılan araştırmalar Sosyal ve Beşeri Bilimler Araştırma Etik Kurulu kapsamına girebilir.
Hangi bilgileri topladığınız önemli
Ad-soyad, öğrenci numarası, e-posta, telefon, bölüm, sınıf gibi bilgiler bir öğrenciyi doğrudan veya dolaylı biçimde belirleyebiliyorsa kişisel veri niteliği taşıyabilir.
Form hazırlarken önce şu soruyu sorun:
Bu veriye gerçekten ihtiyacım var mı?
Örneğin araştırma yalnız öğrencilerin bir uygulama hakkındaki görüşlerini ölçüyorsa öğrenci numarası veya telefon toplamak çoğu zaman gerekli değildir. Gereksiz alanları kaldırmak veri minimizasyonu açısından daha doğru bir yaklaşımdır.
Hacettepe'nin KVKK aydınlatma metinlerinde de kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlarla; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmesi gerektiği vurgulanıyor.
Etik kurul ne zaman gündeme gelir?
Form şu amaçlardan biriyle kullanılıyorsa etik değerlendirme özellikle önemlidir:
- tez veya bitirme araştırması,
- akademik makale veya bildiri,
- TÜBİTAK/BAP benzeri proje,
- bilimsel anket, ölçek veya görüşme,
- öğrenci davranışlarını, tutumlarını veya deneyimlerini analiz eden çalışma.
Hacettepe Sosyal ve Beşeri Bilimler Araştırma Etik Kurulu Yönergesi, çevrimiçi ortamda anket veya ölçek yoluyla veri toplanan sosyal ve beşerî bilim araştırmalarını açıkça kapsıyor.
Ayrıca veri toplamaya başladıktan sonra geriye dönük etik kurul onayı alınabileceğini varsaymamak gerekir. Yönerge, başvurudan önce verisi toplanmaya başlanmış çalışmalar için geriye dönük onay verilmeyeceğini belirtiyor.
“Açık rıza kutusu koydum” yeterli mi?
Her durumda değil.
Açık rıza, kişisel veri işlemenin olası hukuki dayanaklarından yalnızca biridir. Ayrıca katılımcının:
- veriyi kimin topladığını,
- hangi amaçla kullanılacağını,
- kimlerle paylaşılabileceğini,
- ne kadar süre saklanacağını,
- katılımın gönüllü olup olmadığını
anlayabileceği bir aydınlatma yapılması gerekir.
Araştırma kapsamında etik kurulun istediği aydınlatılmış onam metni de KVKK aydınlatmasından ayrı bir işlev görebilir. Bu iki kavramı tek bir “onaylıyorum” kutusuna indirgememek daha doğrudur.
Google Forms kullanırken ayrıca neye dikkat edilmeli?
Form bağlantısını paylaşmadan önce:
- Gereksiz kişisel veri alanlarını kaldırın.
- Katılımcı aydınlatma/onam metnini ekleyin.
- Formun e-posta adreslerini otomatik kaydedip kaydetmediğini kontrol edin.
- Yanıt dosyasının kimlerle paylaşıldığını kontrol edin.
- Hassas verileri mümkünse hiç toplamamayı tercih edin.
- Araştırma verisinin yurt içi/yurt dışı aktarımı söz konusuysa ilgili KVKK ve kurum kurallarını ayrıca değerlendirin.
- Akademik araştırmaysa etik kurul sürecini veri toplamadan önce tamamlayın.
Öğrenci listesine toplu olarak göndermek de ayrı bir konu
Bir formu kendi arkadaşlarınıza göndermek ile üniversitenin resmî öğrenci e-posta listeleri, ders listeleri veya kurum içi iletişim kanalları üzerinden dağıtmak aynı şey değildir. Resmî kanalları kullanmak için ilgili öğretim elemanı, bölüm veya birim onayı gerekebilir.
Bu nedenle araştırmanız Hacettepe öğrencilerini hedefliyorsa etik kurul + veri koruma + dağıtım izni başlıklarını ayrı ayrı düşünmek daha sağlıklıdır.
Kaynaklar: