Gönüllülük Projesinde Harcadığım Masraflar Karşılanabilir mi?

Hacettepe’de bir öğrenci topluluğu üzerinden yürütülen gönüllülük projesinin giderleri üniversite bütçesinden desteklenebilir; ancak bu, öğrencinin önce kendi cebinden yaptığı her harcamanın sonradan otomatik olarak geri ödeneceği anlamına gelmez.

Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi, onaylı etkinliklere bütçe imkânları içinde mali veya ayni destek verilebileceğini düzenliyor. Destek ihtiyacının ise etkinlikten önce bildirilmesi gerekiyor. Bu nedenle masraf yapmadan önce destek sürecini başlatmak, sonradan “fişi getirip ödeme alma” varsayımıyla hareket etmekten daha güvenli.

Önceden destek istemek ile sonradan masraf iadesi aynı şey değil

Yönergeye göre mali destek gerektiren topluluk etkinlikleri danışman onayıyla en az üç hafta önce Kültür İşleri Müdürlüğüne bildiriliyor. Malzeme desteği isteniyorsa başvurunun daha da erken, etkinlikten en geç 30 gün önce yapılması ve talep edilen malzemeler için proforma fatura gibi bilgilerin sunulması gerekiyor.

Ayrıca onaylanmış etkinlikler için, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının bütçe olanakları ölçüsünde mali ve ayni destek verilebiliyor.

Buradaki önemli ayrım şu: Yönerge, öğrencinin kendi kararıyla yaptığı kişisel harcamaların sonradan mutlaka iade edileceğine dair genel bir hak tanımlamıyor. Destek mekanizması esas olarak önceden talep, onay ve kurumun belirlediği harcama süreci üzerinden kurulmuş.

Örneğin bir gönüllülük etkinliği için kendi paranızla 2.000 TL’lik malzeme aldıysanız, yalnızca faturanın sizde olması bu bedelin üniversite tarafından geri ödeneceğini garanti etmez.

Proje bir öğrenci topluluğu faaliyeti değilse durum değişir

Yönergedeki bütçe desteği Hacettepe öğrenci topluluklarının faaliyetleri için düzenlenmiş. Kendi başınıza, bir şirketle, dernekle veya üniversite dışındaki başka bir oluşumla yürüttüğünüz gönüllülük projesinde yaptığınız masraflar için aynı hükümlere dayanarak Hacettepe’den ödeme talep edemezsiniz.

Böyle bir projede masraf karşılanıp karşılanmayacağı, projeyi yürüten kurumun kendi bütçe ve geri ödeme kurallarına bağlı olur.

Bir ders, BAP/TÜBİTAK projesi, Erasmus+ projesi veya başka bir resmî program kapsamındaki gönüllülük faaliyeti de öğrenci topluluğu etkinliğinden farklı mali kurallara tabi olabilir. Bu nedenle önce projenin hangi idari yapı altında yürüdüğünü netleştirmek gerekir.

Harcama yapmadan önce ne yapmalısınız?

Proje bir Hacettepe öğrenci topluluğu etkinliğiyse en güvenli sıra şöyledir:

1. Harcamanın proje için gerçekten gerekli olduğunu ve yaklaşık tutarını belirleyin.
2. Topluluğun akademik danışmanı ve yönetim kuruluyla görüşün.
3. Etkinliğin mali destek gerektirdiğini başvuru süresini kaçırmadan Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirin.
4. Malzeme alınacaksa istenen proforma fatura ve açıklamaları önceden hazırlayın.
5. Üniversitenin hangi gideri hangi yöntemle karşılayacağını netleştirmeden kişisel ödeme yapmayın.
6. Etkinlik sonrasında istenen form ve belgeleri süresi içinde teslim edin.

Yönerge, mali destek alınan etkinliklerden sonra gerekli formların en geç 15 gün içinde Müdürlüğe teslim edilmesini de öngörüyor.

Sponsorluk kullanılabilir mi?

Evet, öğrenci toplulukları belirli şartlarla üniversite dışından ayni veya nakdi sponsorluk desteği alabiliyor. Ancak bunun da serbestçe para toplayıp harcamak anlamına gelmediğini özellikle ayırmak gerekir.

Üniversite üst yönetiminin onayı gereken sponsorluklarda nakdi gelirler ilgili resmî hesaba yatırılıyor ve topluluğun sponsorluk kapsamındaki faaliyetlerinde kullandırılıyor. Toplulukların üyelerden aidat, bağış veya başka bir ad altında para toplaması ya da üyelerine maddi çıkar sağlaması ise yönergede yasaklanmış durumda.

Bu yüzden “arkadaşlardan para toplayalım, sonra masrafları paylaşırız” yöntemi resmî topluluk faaliyeti açısından doğru bir varsayım değildir.

Kaynak: Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi