Topluluk Etkinliği Son Anda İptal Edilirse Yapılan Harcamalar Ne Olur?

Hacettepe Öğrenci Toplulukları Yönergesi, son anda iptal edilen bir etkinlikte yapılan bütün harcamaların otomatik olarak topluluğa veya öğrenciye geri ödeneceğini söyleyen bir kural içermiyor. Harcamanın nasıl sonuçlanacağı; giderin Üniversite tarafından önceden onaylanıp onaylanmadığına, satın alma sürecinin hangi aşamada olduğuna, hizmetin alınmış olup olmadığına ve varsa sponsor ya da tedarikçi koşullarına göre değişir.

Bu nedenle etkinlik iptal olduğunda ilk yapılacak şey yeni harcama yapmayı durdurmak ve durumu Akademik Danışman ile Kültür İşleri Müdürlüğüne hemen bildirmektir.

Üniversite desteğiyle yapılan harcamalarda ne olur?

Hacettepe’de öğrenci toplulukları, mali destek gereken etkinliklerini önceden bildirir ve destek için Akademik Danışman onayıyla başvurur. Yönergeye göre mali ve ayni destek, Daire Başkanlığının bütçe olanakları ve gerekli onaylar çerçevesinde verilebilir.

Etkinlik iptal edildiğinde daha önce onaylanmış bir giderin nasıl kapatılacağına topluluk yönetiminin kendi başına karar vermesi doğru olmaz. Örneğin bir hizmet henüz verilmediyse siparişin iptal edilip edilemeyeceği; ödeme yapıldıysa iade veya mahsup işleminin mümkün olup olmadığı ilgili idari süreç ve tedarikçi koşulları üzerinden değerlendirilir.

Topluluk, mali destek alınan etkinliklerden sonra gerekli formları Müdürlüğe teslim etmekle de yükümlüdür. İptal halinde de eldeki sözleşme, teklif, fatura, dekont ve yazışmaları saklamak önemlidir.

Kendi cebinizden ödeme yaptıysanız Üniversite geri öder mi?

Bunu otomatik bir hak gibi düşünmemek gerekir. Yönergede, öğrencinin veya topluluk yöneticisinin önceden izin almadan kişisel kartıyla yaptığı her harcamanın sonradan Üniversite bütçesinden geri ödeneceğine ilişkin bir garanti bulunmuyor.

Bu yüzden “Etkinlik için ben ödeyeyim, sonra topluluk bütçesinden alırım” yaklaşımı risklidir. Özellikle yüksek tutarlı salon, ulaşım, baskı, konaklama, ikram veya ekipman giderlerinde ödeme yöntemi ve satın alma usulü önceden Kültür İşleri Müdürlüğüyle netleştirilmelidir.

Etkinlik iptal olmuşsa kişisel ödemenin iadesi öncelikle satın aldığınız hizmetin iptal koşullarına bağlı olabilir. Üniversiteden geri ödeme talep edilecekse bunun mümkün olup olmadığını ve hangi belgeyle işlem yapılacağını ilgili birimden yazılı olarak öğrenmek gerekir.

Sponsor desteği varsa ne olur?

Hacettepe toplulukları, gerekli üst yönetim onaylarıyla üniversite dışından ayni veya nakdi sponsorluk desteği alabilir. Ancak nakdi sponsorluk gelirleri topluluğun kişisel hesabına değil, Üniversitenin ilgili resmî hesabına yatırılır.

Etkinlik iptal edildiğinde sponsor parasının nasıl kullanılacağı veya iade edilip edilmeyeceği, sponsorla yapılan anlaşmanın içeriği ve Üniversitenin mali işlemleri doğrultusunda değerlendirilmelidir. Topluluk yönetiminin bu parayı başka bir etkinliğe kendiliğinden aktarması doğru bir yaklaşım değildir.

İptal olur olmaz hangi belgeleri toparlamalısınız?

Kısa bir dosya hazırlamak süreci kolaylaştırır:

• etkinliğin onay yazısı veya başvuru evrakı,
• iptal nedenini ve tarihini gösteren yazışmalar,
• alınmış teklifler ve proforma faturalar,
• kesinleşmiş sipariş veya sözleşmeler,
• yapılmış ödemelerin dekontları,
• teslim alınan mal veya hizmetlerin listesi,
• sponsorla yapılan yazışma veya sözleşme.

Bunlarla birlikte Akademik Danışman üzerinden Kültür İşleri Müdürlüğüne başvurup hangi giderin iptal edilebildiğini, hangi belgenin kapatılması gerektiğini ve varsa kullanılmamış desteğin nasıl işlem göreceğini sorun.

Topluluk üyelerinden para toplayıp açığı kapatmak mümkün mü?

Yönerge bu konuda oldukça nettir: öğrenci toplulukları aidat, bağış veya başka bir ad altında para toplayamaz ve gelir elde edici ücretli etkinlik düzenleyemez. Bu nedenle iptal nedeniyle ortaya çıkan açığı “üyelerden para toplayarak” kapatma yoluna gidilmemelidir.

Son anda iptal edilen bir etkinlikte en önemli ayrım, harcamanın topluluk adına usulüne uygun biçimde önceden onaylanmış kurumsal bir gider mi, yoksa öğrencinin kendi inisiyatifiyle yaptığı kişisel bir ödeme mi olduğudur. İki durumun mali sonucu aynı olmayabilir.

Kaynak: Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi