Staj Defterinde İmza Eksikse Ne Yapmalıyım?
Hacettepe'de staj defteri veya raporunda imza/kaşe eksikse teslimden önce hangi adımları izlemeniz gerektiğini öğrenin.
Staj defteri veya raporunda zorunlu bir imza/kaşe eksikse belgeyi olduğu hâliyle teslim etmek yerine mümkünse işyeri yetkilisine tamamlatın ve bölüm staj koordinatörünüzle kontrol edin. Hacettepe'de staj raporunun hangi sayfalarının imzalanacağı ve kaşe gerekip gerekmediği bölüme göre değişebiliyor.
Bu nedenle arkadaşınızın bölümündeki uygulamayı kendi bölümünüz için kural kabul etmeyin.
Önce hangi imzanın eksik olduğunu belirleyin
Eksik olan yer şunlardan biri olabilir:
- staj raporu/defteri günlük çalışma sayfası,
- ilk veya son sayfa,
- işyeri değerlendirme formu,
- staj kabul formu,
- kurum kaşesi,
- yetkili mühendis/yönetici imzası.
Her birinin sonucu aynı olmayabilir. Bazı bölümlerde belirli sayfalardaki imza zorunluyken bazı bölümler her sayfayı onaylatmanızı isteyebilir.
Örneğin Hacettepe Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü, staj raporunun her sayfasının işyeri yetkilisince kaşelenip imzalanmasını istiyor. Kimya Mühendisliği Bölümünün staj raporu açıklamalarında ise kapak, özet ve kazanımlar gibi belirli bölümlerin işletmeye imzalatılması gerektiği belirtiliyor.
Staj yeri hâlâ ulaşılabiliyorsa
En kolay çözüm, eksik yeri staj yaptığınız kurumda tamamlatmaktır.
Belgeyi götürmeden önce:
- Hangi sayfanın eksik olduğunu işaretleyin.
- Bölümünüzün güncel staj kılavuzunu kontrol edin.
- İmzayı hangi yetkilinin atması gerektiğini öğrenin.
- Kaşe gerekiyorsa imzayla birlikte kaşeyi de tamamlatın.
- Belgenin taramasını veya fotoğrafını kendinizde saklayın.
İşyeri farklı şehirdeyse koordinatörünüze taranmış/onaylı belge kabul edilip edilmediğini sorun. Islak imza zorunluluğu varsa kargo ile tamamlama gerekebilir.
Defteri zaten teslim ettiyseniz
Panik yapmadan doğrudan staj koordinatörünüzle iletişime geçin. Eksiklik değerlendirme sırasında fark edildiyse sizden:
- eksik imzayı tamamlamanız,
- belirli sayfaları yeniden getirmeniz,
- ek belge sunmanız,
- raporu düzeltip yeniden teslim etmeniz
istenebilir.
Ancak bölümün kendi yönergesi ve teslim takvimi belirleyicidir. “Bir imza eksik olduğu için staj kesin yanar” veya “hiç sorun olmaz” şeklinde tüm Hacettepe için geçerli tek bir sonuç söylemek doğru değildir.
İşyerine artık ulaşamıyorsanız
Şirket kapanmış, yetkili kişi ayrılmış veya kuruma erişemiyor olabilirsiniz. Böyle bir durumda kendi başınıza imza eklemek, başka bir kişiye imzalatmak veya kaşe taklit etmek kesinlikle çözüm değildir.
Koordinatöre durumu yazılı biçimde açıklayın ve elinizdeki kanıtları sunun:
- staj kabul belgeleri,
- SGK/staj sigortası kaydı,
- e-posta yazışmaları,
- işyeri değerlendirme formu,
- imzalı diğer sayfalar,
- staj tarihlerini gösteren belgeler.
Bölüm, eksikliğin nasıl giderileceğine kendi staj esaslarına göre karar verecektir.
Teslimden önce son kontrol
Staj dosyasını teslim etmeden hemen önce bölümünüzün güncel sayfasındaki belge listesini açıp tek tek kontrol edin. Özellikle imza, kaşe, tarih, yetkili unvanı ve teslim süresi gibi alanlar sonradan en çok sorun çıkaran noktalardır.
Hacettepe İstatistik Bölümü de staj öğrencilerini bölüm staj yönergesi, üniversite staj yönergesi ve gerekli belgeleri birlikte kontrol etmeye yönlendiriyor. Bu yaklaşım, bölüm farkları nedeniyle en güvenli yöntemdir.
Kaynaklar: