Staj Başlamadan Şirket Değiştirirsem Evrakları Yeniden Vermem Gerekir mi?
Hacettepe'de staj başlamadan şirket değiştirildiğinde hangi staj belgelerinin ve SGK işlemlerinin yeniden düzenlenmesi gerektiğini öğrenin.
Staj başlamadan şirket değiştirirseniz yeni şirketi gösteren staj onayı ve işyerine bağlı belgelerin yeniden düzenlenmesi gerekir. Her formun baştan doldurulması zorunlu olmayabilir; ancak işyeri adı, adresi, yetkilisi, staj tarihleri veya SGK işlemini etkileyen bilgiler değişiyorsa eski şirket için hazırlanmış evraklarla yeni şirkette staja başlamamalısınız.
Hacettepe'nin uygulamalı eğitim yönergesinde staj yerinin komisyon tarafından belirlendiği, staj yapılacak öğrenci ve işyeri listesinin staj tarihinden en az 20 iş günü önce oluşturulup ilan edildiği belirtiliyor. Yönerge, staja başladıktan sonra işyeri değişikliğinde ise daha da açık: komisyon değişikliği uygun görürse “tüm süreç yeniden başlar, belgeler/formlar ve yazışmalar yeniden düzenlenir.”
Staj başlamadan önceki değişiklik için aynı cümle birebir yazmıyor. Ancak yeni şirketin bölüm onayına girmesi ve SGK işlemlerinin doğru işyeri/staj bilgileriyle yürütülmesi gerektiğinden, pratik sonuç yine yeni işyerine göre belgelerin güncellenmesidir.
Hangi evraklar kesin olarak değişebilir?
En başta işyeri kabulünü gösteren belge değişir. Hacettepe SKS'nin staj SSS sayfasında öğrencilerin staj faaliyetlerinin bölüm onayına tabi olduğu ve gerekli evrakların bölüm tarafından onaylanarak SKS'ye ulaştırılması gerektiği belirtiliyor. İşyerinin talep ettiği durumlarda kullanılan Ek-3 İşyeri Başvuru ve Kabul Formu da doğrudan staj yapılacak kuruma bağlıdır; şirket değiştiğinde eski şirketin onayladığı form yeni şirket için kullanılamaz.
Bölümünüz ayrıca kendi staj başvuru formunu, staj komisyonu onayını, staj tarihlerini veya şirket bilgilerini içeren başka belgeler istiyorsa bunların da yeni işyerine göre güncellenmesi gerekir.
Buna karşılık öğrencinin genel sağlık sigortası durumunu bildiren beyan gibi yalnız size ait ve şirketten bağımsız bazı belgelerin yeniden istenip istenmeyeceği bölümün iş akışına göre değişebilir. Bu yüzden “bütün dosyayı sıfırdan hazırla” yerine, staj koordinatörüne hangi belgelerin yeniden verilmesi gerektiğini sormak daha doğru olur.
SGK işlemi yapılmışsa özellikle beklemeyin
Hacettepe'de staj için iş kazası ve meslek hastalığı sigortası işlemleri üniversite tarafından yürütülüyor. SKS'nin açıklamasına göre gerekli evraklar zamanında ulaştırıldığında sigortalı işe giriş bildirgesi staj başlangıcından en çok 10 gün, en az 1 gün önce e-Devlet'te görülebiliyor.
Şirket değişikliğini bu aşamaya yakın yaptıysanız bölümünüzü hemen bilgilendirin. Eski şirkete göre sigorta işlemi başlatılmışken yeni şirkette doğrudan staja başlamak yerine, kaydın düzeltilmesini ve yeni staj yerinizin onaylandığını teyit edin. SGK işlemleri tamamlanmadan staja başlanmaması gerektiği Hacettepe tarafından ayrıca vurgulanıyor.
Şirket değişikliğini nasıl bildirmelisiniz?
Yeni şirket kesinleştiği anda staj koordinatörünüze veya bölümünüzün stajdan sorumlu birimine yazın. Eski şirket için hangi belgeleri teslim ettiğinizi, yeni şirketin adını ve staj tarihlerinin değişip değişmediğini açıkça belirtin. Bölümünüzün daha uzun bir iç başvuru süresi varsa onu da kaçırmayın; üniversite genel yönergesindeki süre, bölümün daha erken evrak toplamasına engel değildir.
En önemli nokta, yeni şirketteki ilk güne “nasıl olsa eski evraklar verilmişti” düşüncesiyle başlamamaktır. Staj yeri değiştiğinde akademik onay ve sigorta kaydının yeni işyerini göstermesi gerekir.
Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi Uygulamalı Eğitimlerin Planlanması ve Yürütülmesi Yönergesi · Hacettepe Üniversitesi SKS – Staj Sıkça Sorulan Sorular