Staj Sicil Formu Şirkette Kaybolursa Ne Olur?
Hacettepe’de staj sicil veya değerlendirme formu şirkette kaybolursa izlenecek adımları, yeniden düzenleme ve teslim sürecini öğrenin.
Staj sicil veya değerlendirme formunun şirkette kaybolması, stajın otomatik olarak yok sayıldığı anlamına gelmez. Ancak belge teslim edilmeden stajın değerlendirilmesi mümkün olmayabileceği için kaybı hemen staj sorumlusuna ve bölümünüzün staj komisyonuna bildirmeniz gerekir.
Hacettepe’nin üniversite genelindeki güncel Uygulamalı Eğitimler Yönergesi, iş yerinin her öğrenci için gerekli değerlendirme belgelerini düzenlemekle görevli olduğunu; staj sürecindeki yazışma, rapor ve ölçme-değerlendirme sonuçlarının kayıt altına alınması gerektiğini belirtir.
Buna karşılık yönergede “form şirkette kaybolursa şu form doldurulur” şeklinde üniversite çapında tek bir yeniden düzenleme prosedürü bulunmuyor. Belgenin nasıl yeniden hazırlanacağı biriminizin staj uygulamasına göre değişebilir.
İlk olarak ne yapmalısınız?
Belgenin gerçekten bulunamadığı netleştiğinde aynı gün içinde iki tarafa ulaşın:
- Şirkette formu dolduran yetkili veya insan kaynakları birimi.
- Bölümünüzün staj koordinatörü, staj komisyonu veya öğrenci işleri/sekreterliği.
Şirketten, kaybolan formun yetkili kişi tarafından yeniden doldurulup imzalanmasını ve gerekiyorsa kaşelenmesini isteyin. Formun içeriğini öğrencinin kendi başına yeniden oluşturup şirket imzası olmadan teslim etmesi doğru değildir; değerlendirme belgesi iş yeri tarafından düzenlenir.
Elinizde formun taraması veya fotoğrafı varsa bunu da staj komisyonuna iletin. Ancak kopyanın tek başına kabul edilip edilmeyeceğini bölümünüz belirler.
Kapalı zarf şartı varsa yeni belge de aynı şekilde hazırlanmalı
Hacettepe’de staj uygulamaları birimlere göre farklılaşabilir. Örneğin bazı bölümlerde staj değerlendirme formunun iş yerinden kapalı ve mühürlü zarf içinde bölüm sekreterliğine ulaştırılması istenir.
Bu nedenle “yeni formu PDF olarak e-postayla gönderdik, yeterlidir” diye varsaymayın. Bölümünüzün güncel staj yönergesinde veya duyurusunda belirtilen teslim yöntemini aynen uygulayın.
Üniversite genelindeki yönerge de her birimin, kullanılacak belgeleri ve staja özgü uygulama ayrıntılarını kendi mevzuatına uygun biçimde düzenleyip ilan edebileceğini açıkça söylüyor.
Teslim tarihi yaklaşıyorsa beklemeyin
Belge kaybındaki en büyük risk çoğu zaman kaybın kendisinden çok teslim süresinin kaçırılmasıdır.
Bazı Hacettepe birimlerinde eksik veya süresi dışında teslim edilen staj değerlendirme belgeleri stajın başarısız değerlendirilmesine yol açabilir. Bu nedenle:
- şirketin yeni form hazırlamasını hemen isteyin,
- bölümünüze kaybı yazılı olarak bildirin,
- yeni belgenin ne zaman gönderileceğini belirtin,
- varsa şirketin “belge kayboldu, yeniden düzenleniyor” açıklamasını saklayın,
- kargo veya e-posta ile gönderim yapılıyorsa teslim kanıtını koruyun.
Bölümünüz süre uzatımı veya farklı teslim yöntemi tanıyacaksa bunun mümkünse yazılı olarak teyit edilmesi yararlı olur.
Stajı baştan yapmak gerekir mi?
Sırf sicil/değerlendirme formu şirkette kaybolduğu için stajın mutlaka baştan yapılacağını söyleyen üniversite çapında bir Hacettepe kuralı bulunmuyor.
Asıl mesele, stajın yapıldığının ve iş yeri değerlendirmesinin bölümün istediği şekilde belgelenebilmesidir. Şirket yetkilisi formu yeniden düzenleyebiliyor ve bölümünüz bu belgeyi kabul ediyorsa sorun belge düzeyinde çözülebilir.
Ancak belge hiç yeniden oluşturulamıyorsa veya son teslim tarihi kaçırılıyorsa sonuç bölümün kendi staj esaslarına göre değişebilir.
Bu yüzden en güvenli hareket, şirketle tek başınıza çözmeye çalışmak yerine staj komisyonunu sürecin başından haberdar etmektir.
Kaynak: Hacettepe Üniversitesi – Uygulamalı Eğitimlerin Planlanması ve Yürütülmesine İlişkin Yönerge