Staj Yaptığım Şirket Kapanırsa Belgeleri Nasıl Tamamlarım?
Staj yaptığınız şirket kapanırsa Hacettepe’de staj komisyonuna nasıl başvuracağınızı, staj yeri değişikliğini ve belgelerde ne yapmanız gerektiğini öğrenin.
Staj yaptığınız şirket staj sürerken kapanırsa stajı kendi başınıza başka bir şirkette devam ettirmek yerine önce bölümünüzün staj komisyonuna başvurmanız gerekir. Hacettepe Üniversitesi Uygulamalı Eğitimlerin Planlanması ve Yürütülmesine İlişkin Yönerge, staj başladıktan sonra gerekçeli dilekçeyle staj yeri değişikliği yapılabileceğini; değişikliğin komisyon tarafından uygun bulunması gerektiğini açıkça düzenliyor.
Şirketin kapanması yönergede tek tek sayılan özel bir durum değil. Ancak faaliyetini durduran bir işyerinde stajın devam edememesi, staj yeri değişikliği talebinin gerekçesini oluşturabilecek somut bir durumdur. Kritik nokta, değişikliği bölümünüzle resmîleştirmeden yeni bir işyerinde staja başlamamaktır.
İlk olarak hangi belgeleri kurtarmaya çalışmalısınız?
Şirket tamamen kapanmadan veya yetkili kişilere ulaşmak imkânsız hâle gelmeden önce elinizde bulunan staj kayıtlarını toparlamak faydalıdır. Örneğin:
- o güne kadar doldurulmuş staj defteri veya uygulamalı eğitim dosyası,
- devam çizelgesi,
- işletme değerlendirme formu hazırlanmışsa bu form,
- staja kabul belgesi ve başlangıçta imzalanan formlar,
- şirket yetkilisinin imzaladığı veya onayladığı diğer belgeler,
- staj yaptığınız tarihleri gösterebilecek kurumsal e-postalar veya yazışmalar.
Bunların hepsi her bölümde aynı adla kullanılmayabilir. Hacettepe’nin merkezi yönergesi, birimlerin kendi staj belgelerini ve uygulama ayrıntılarını belirleyebileceğini söylüyor. Bu nedenle bölümünüzün güncel staj sayfasındaki form listesini esas alın.
Şirket yetkilisine artık ulaşamıyorsanız olmayan bir imzayı veya kaşeyi sonradan tamamlamaya çalışmak yerine durumu olduğu gibi komisyona bildirin. Şirketin kapandığını gösteren ulaşılabilir bir belge, yazışma veya resmî kayıt varsa dilekçenize eklemeniz sürecin anlaşılmasını kolaylaştırabilir.
Staj yeri değişikliği nasıl yapılır?
Hacettepe’nin güncel yönergesine göre öğrenci, uygulamalı eğitime başladıktan sonra gerekçeli dilekçeyle başvurarak staj yeri değişikliği isteyebilir. Komisyon uygun görürse değişiklik yapılır.
Yönergede ayrıca değişiklik yapıldığında sürecin yeniden başlayacağı; belgelerin, formların ve yazışmaların yeniden düzenleneceği belirtiliyor. Bu nedenle yeni şirkete geçerken eski kabul formunu kullanmak veya yalnızca şirket adını değiştirerek devam etmek doğru değildir.
Pratik sıra şu şekilde olmalı:
- Şirketin kapandığını bölüm staj komisyonuna mümkün olduğunca hızlı bildirin.
- Mevcut staj günlerinizi ve elinizdeki belgeleri belirtin.
- Gerekçeli staj yeri değişikliği dilekçesini verin.
- Yeni staj yerini komisyonun onayına sunun.
- Yeni işyeri için istenen kabul, sigorta ve staj belgelerini yeniden hazırlayın.
- Yeni başlangıç tarihini bölümün onayı kesinleşmeden kendiniz belirlemeyin.
Özellikle sigorta işlemleri nedeniyle yeni işyerine fiilen başlama tarihi önemlidir.
Şirket kapanmadan önce yaptığım günler yanar mı?
Merkezi yönerge, staj yeri değiştiğinde belgelerin ve sürecin yeniden düzenleneceğini söylüyor; ancak şirket kapanmadan önce tamamlanan günlerin her durumda sayılacağı veya her durumda silineceği şeklinde üniversite genelinde tek bir hüküm vermiyor.
Bu nokta bölümün staj düzenine, mevcut belgelerin doğrulanabilirliğine ve komisyonun değerlendirmesine bağlı olabilir. Bu yüzden dilekçenizde “şu tarihler arasında şu kadar iş günü staj yaptım” bilgisini açıkça yazıp bu günlerin nasıl değerlendirileceğini de sorun.
En önemli hata, “nasıl olsa şirket kapandı” diyerek komisyona haber vermeden farklı bir işyerinde kalan günleri tamamlamaktır. Staj yerinin komisyon tarafından belirlenmesi/onaylanması gerektiği için bu durum sonradan stajın kabulünü zorlaştırabilir.
Kaynak: Hacettepe Üniversitesi – Uygulamalı Eğitimlerin Planlanması ve Yürütülmesine İlişkin Yönerge