Mezun Olduktan Sonra Transkriptte Hata Fark Edersem Düzeltilir mi?
Hacettepe mezuniyetinden sonra transkriptte yanlış ders, not veya kayıt hatası fark edilirse ne yapılabilir? Maddi hata itirazı ile kayıt düzeltme talebi arasındaki fark.
Mezun olduktan sonra transkriptinizde açık bir kayıt veya işlem hatası fark ederseniz düzeltme talebinde bulunabilirsiniz. Fakat bunun normal not itirazı mı yoksa üniversite kaydının hatalı işlenmesi mi olduğu önemlidir. Güncel Hacettepe yönetmeliğindeki olağan “maddi hata” itiraz süresi sınırsız değildir.
Hacettepe Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre öğrenci, sınav sonucunun kesin olarak verilmesinden itibaren yedi iş günü içinde maddi hata itirazında bulunabilir. Not değişikliği ilgili yönetim kurulu kararıyla yapılır.
Bu nedenle mezuniyetten aylar veya yıllar sonra “hocanın verdiği notu yeniden değerlendirin” talebi ile “kurulda düzeltilmiş not sisteme yanlış aktarılmış” talebi aynı şey değildir.
Hangi durumlar kayıt düzeltme talebi olabilir?
Örneğin şu durumlarda elinizdeki belgelerle yazılı düzeltme istemek anlamlıdır:
- transkriptte yanlış ders kodu veya ders adı görünmesi,
- başarıyla tamamlanan bir dersin eksik görünmesi,
- kurul kararıyla değişmiş bir notun transkripte yansımamış olması,
- staj veya benzeri bir ders/not kaydının sisteme işlenmemesi,
- sistemdeki not ile resmî karar veya kayıt arasında açık uyumsuzluk bulunması.
Burada amaç sınav kâğıdının yıllar sonra yeniden değerlendirilmesini istemek değil; üniversitenin kendi resmî kayıtları arasındaki uyuşmazlığın düzeltilmesini istemektir.
Hacettepe’nin farklı akademik birimlerinde “Maddi Hata”, “Not Girişi” ve “Not Değişikliği” için dilekçe/form örneklerinin bulunması da not düzeltmelerinin kayıt ve kurul süreciyle yürütüldüğünü gösteriyor.
Mezuniyet sonrası nasıl başvurulur?
Önce hatanın kaynağını gösteren belgeleri toplayın. Eski transkript, BİLSİS ekran görüntüsü, ders sonuç duyurusu, kurul kararı, staj kabul belgesi veya daha önce verilmiş resmî yazı elinizdeyse başvuruyu güçlendirebilir.
Ardından mezun olduğunuz fakülte/yüksekokulun ilgili akademik birimine veya öğrenci işleri birimine yazılı olarak başvurup hangi kaydın neden hatalı olduğunu açıkça belirtin. Gerekirse işlem ÖİDB’ye ve ilgili yönetim kuruluna taşınır.
Dilekçede yalnız “transkriptim yanlış” demek yerine karşılaştırmayı net yazın:
Transkriptimde ABC123 kodlu dersin notu X olarak görünmektedir. Ekli belgede/kararda aynı ders için Y notu yer almaktadır. Üniversite kayıtlarının incelenerek gerekli düzeltmenin yapılmasını talep ediyorum.
Bu, iddianın bir not yeniden değerlendirmesi değil kayıt uyuşmazlığı olduğunu daha anlaşılır hâle getirir.
Yedi iş günü geçtiyse hiç mi düzeltilemez?
Yönetmelikteki yedi iş günlük süre, sınav sonucuna yönelik maddi hata itirazı için açıkça yazılmış süredir. Güncel yönetmelikte mezuniyet sonrasında her tür transkript hatası için ayrıca “süresiz olağan itiraz hakkı” tanımlayan genel bir hüküm yer almıyor.
Bu yüzden yıllar sonra yapılan başvuruda sonucu baştan garanti etmek doğru olmaz. Ancak elinizde üniversitenin başka bir resmî kaydıyla çelişen açık bir veri/işlem hatası varsa, bunu standart not itirazından ayırarak düzeltme talebi şeklinde yazılı olarak iletmek gerekir. Üniversite kayıtları ve varsa kurul kararları incelendikten sonra işlem yapılabilir.
Düzeltme gerçekleşirse yeni transkriptinizi eski nüshayla karşılaştırın; GANO, ders durumu ve mezuniyet bilgilerinde beklenmedik başka bir değişiklik olup olmadığını da kontrol edin. Akademik geçmişinizi daha düzenli incelemek ve not senaryolarını karşılaştırmak için gerekli.tr üzerindeki araçlardan yararlanabilirsiniz.
Kaynaklar:
Hacettepe Üniversitesi ÖİDB – Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
Hacettepe Üniversitesi İİBF – Dilekçe ve Form Örnekleri