Diploma Üzerindeki İsim Yanlış Yazılmışsa Yeni Diploma Basılır mı?
Hacettepe diplomasında ad veya soyad yanlış yazılmışsa ne yapılır? Baskı hatası, sonradan isim değişikliği ve yeniden diploma düzenleme durumlarını ayırdık.
Evet, diplomanın tamamen yeniden düzenlenmesini gerektiren bir hata varsa yeni belge hazırlanması mümkün olabilir. Ancak Hacettepe'de izlenecek yol, diplomanın üniversite tarafından yanlış basılması ile mezuniyetten sonra öğrencinin ad veya soyadının hukuken değişmesi durumunda aynı değildir.
Önce hatanın türünü ayırmak gerekir. Çünkü “diplomada isim yanlış” ifadesi üç farklı durumu anlatabilir:
- Üniversite kayıtlarında ad-soyad doğru olduğu hâlde diploma yanlış basılmış olabilir.
- Üniversite kayıtındaki kimlik bilgisi zaten yanlış olabilir ve hata diplomaya da yansımış olabilir.
- Diploma doğru düzenlenmiş olabilir ancak mezuniyetten sonra evlilik, mahkeme kararı veya başka bir hukuki nedenle ad-soyad değişmiş olabilir.
Diploma üniversite tarafından yanlış basıldıysa ne yapılmalı?
Diplomadaki yazım hatasını kendiniz düzeltmeye, üzerini çizip yeni isim yazmaya veya belge üzerinde fiziksel değişiklik yapmaya çalışmayın. Bu, resmî belgenin doğrulanmasını zorlaştırabilir.
İlk başvuru yeri Hacettepe Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'nın diploma işlemlerini yürüten birimidir. Başvuruda genellikle hatalı diploma ile doğru kimlik bilgisini gösteren resmî belgenin birlikte sunulması gerekir.
Hacettepe'nin yayımlanmış diploma yönergesinde, zorunlu nedenlerle tamamen yeniden düzenlenmesi gereken diploma ve belgelerin yerine yenisinin hazırlanabileceği belirtiliyor. Aynı yönergede değiştirme talebi için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına dilekçeyle başvurulması öngörülüyor.
Burada önemli nokta şu: Yönergede “üniversitenin baskı hatası” için ayrıca adlandırılmış, güncel ve herkese açık ayrı bir işlem akışı görünmüyor. Bu nedenle baskı hatasında hangi ek belgelerin veya ücretin isteneceğini tahmin etmek yerine Diploma Biriminden teyit etmek daha doğru olur.
Mezuniyetten sonra isim veya soyad değiştiyse durum farklı
Diploma doğru basılmış ancak daha sonra ad veya soyadınız değişmişse süreç bir “baskı hatası düzeltmesi” değildir.
Hacettepe'nin diploma yönergesine göre mezuniyetten sonra evlilik veya mahkeme kararı nedeniyle kimlik bilgilerinde değişiklik olduğunda:
- Diploma henüz hazırlanmamışsa öğrencinin talebi doğrultusunda yeni kimlik bilgileriyle düzenlenebilir.
- Diploma hazırlanmış ve teslim edilmişse değişiklik, belge üzerinde tarih ve gerekli açıklama belirtilerek yapılabilir.
Yani sonradan gerçekleşen isim değişikliğinde otomatik olarak sıfırdan yeni diploma basılacağı sonucu çıkarılamaz. Üniversitenin uyguladığı kayıt ve şerh işlemi esas alınır.
Hatalı diplomayı teslim alırken fark ettiyseniz
Hata teslim sırasında fark edildiyse belgeyi kullanmadan önce durumu görevliye bildirmek en kolay yoldur. Özellikle pasaport, kimlik, transkript ve diploma arasında ad-soyad uyuşmazlığı varsa yurt dışı başvurularında sorun çıkabilir.
Başvururken şu belgeleri hazır bulundurmak işinizi kolaylaştırır:
- Hatalı diploma,
- güncel kimlik veya pasaport,
- varsa isim değişikliğini gösteren mahkeme kararı ya da resmî kayıt,
- hatanın ne olduğunu açıkça anlatan kısa bir dilekçe.
Üniversite sizden ek belge isterse Diploma Biriminin güncel talebini esas alın.
Yeni diploma “ikinci nüsha” olarak mı düzenlenir?
Hacettepe'nin yönergesinde kayıp, tahrip veya zorunlu nedenle yeniden düzenlenen belgelerde yeni belgenin üzerine “ikinci nüsha” ve yeniden hazırlanma nedenini açıklayan bir ibare konulabileceği belirtiliyor. Fakat üniversitenin kendi baskı veya veri hatasının nasıl etiketleneceği konusunda aynı metinden kesin bir sonuç çıkarmak doğru olmaz.
Bu nedenle öğrencinin yapması gereken şey “ikinci nüsha başvurusu” varsayımıyla hareket etmek değil, önce hatanın üniversite tarafından düzeltme mi, değiştirme mi, yeniden düzenleme mi olarak işleme alınacağını öğrenmektir.
Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi – Diploma ve Diğer Belgelerin Düzenlenmesine İlişkin Yönerge · Hacettepe ÖİDB – Diploma Birimi İş Süreci