BİLSİS'te Adım veya Soyadım Yanlış Görünüyorsa Nasıl Düzeltilir?
BİLSİS'te adınız veya soyadınız yanlış görünüyorsa hangi bilgiyi kontrol etmeniz ve Hacettepe Öğrenci İşleri ile nasıl ilerlemeniz gerektiğini öğrenin.
BİLSİS'te adınız veya soyadınız yanlış ya da eski görünüyorsa, bunu sıradan bir profil alanı gibi kendiniz değiştirmeniz beklenmez. Hacettepe'nin BİLSİS yardım sayfası, sistemle ilgili sorunlar için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı HUREG birimine yönlendiriyor. Bu nedenle önce resmî kimlik kaydınızın doğru olduğundan emin olun; ardından BİLSİS'teki uyuşmazlığı HUREG'e bildirin.
Hacettepe'nin bilgi sistemleri açıklamalarında ad, soyad ve T.C. kimlik numarası gibi verilerin öğrenci bilgi sistemlerinde işlendiği, bazı kimlik bilgilerinin MERNİS/YÖK gibi resmî kaynaklarla ilişkilendirildiği belirtiliyor. Bu yüzden sorun özellikle evlilik, boşanma, mahkeme kararı veya başka bir nedenle resmî ad-soyad değişikliğinden sonra ortaya çıktıysa, yalnız BİLSİS ekranını değil resmî kaydın güncel olup olmadığını da kontrol etmek gerekir.
Ne yapmalısınız?
- e-Devlet ve kimlik bilgilerinizde güncel ad-soyadın doğru göründüğünü kontrol edin. Resmî kaynakta eski bilgi varsa önce o kaynağın güncellenmesi gerekir.
- BİLSİS'teki hatanın ekran görüntüsünü veya tam olarak hangi alanda göründüğünü not edin. Öğrenci numaranızı ve doğru ad-soyadınızı hazır bulundurun.
- HUREG ile iletişime geçin. Hacettepe'nin BİLSİS yardım sayfasında öğrenci sorunları için
hureg@hacettepe.edu.tradresi veriliyor. - Değişikliğin nedenini açıkça yazın. Örneğin “soyadım resmî olarak değişti ancak BİLSİS'te eski soyadım görünüyor” şeklinde kısa ve somut bir açıklama yeterlidir.
- Birim sizden kimlik, nüfus kayıt bilgisi veya değişikliği doğrulayan başka bir belge isterse, yalnız talep edilen belgeyi ilgili resmî kanaldan iletin.
Hacettepe'nin kamuya açık BİLSİS yardım sayfasında öğrencinin ad-soyad bilgisini kendisinin değiştirebildiği bir menü tarif edilmiyor. HUZEM'in bazı başka sistemler için verdiği “Bilgi Güncelleme” yönlendirmesini de BİLSİS için otomatik olarak geçerli kabul etmemek gerekir; sistemlerin veri güncelleme yolları aynı olmak zorunda değildir.
Diploma veya transkript öncesinde fark ettiyseniz beklemeyin
Ad-soyad hatası yalnız ekranda estetik bir problem değildir. Öğrenci belgesi, transkript, mezuniyet işlemleri ve diploma gibi resmî çıktılarda doğru kimlik bilgisinin kullanılması önemlidir. Hata bu belgelerden biri düzenlenmeden önce fark edildiyse, belgeyi aldıktan sonra düzeltme süreciyle uğraşmamak için Öğrenci İşleri ile mümkün olduğunca erken iletişim kurmak daha doğru olur.
Talebinizi ilettikten sonra yalnız “isim yanlış” demek yerine, hangi ekranda hangi bilginin yanlış göründüğünü ve doğru bilginin ne olduğunu açıkça belirtmeniz işlemin anlaşılmasını kolaylaştırır.
Kaynaklar:
Hacettepe ÖİDB – BİLSİS Hakkında (Öğrenciler İçin)
Hacettepe ÖİDB – Bilgi Sistemleri ve Kişisel Veriler