Öğrenciyken Soyadı Değişirse BİLSİS Nasıl Güncellenir?
Soyadı değişen Hacettepe öğrencisinin BİLSİS kaydını nasıl kontrol edeceğini, bilgi güncellenmezse nereye başvuracağını ve hangi sistemleri karıştırmaması gerektiğini açıklar.
Soyadınız resmî olarak değiştiyse önce yeni soyadınızın MERNİS/e-Devlet kayıtlarında doğru göründüğünden emin olun. Hacettepe Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının bilgi sistemleri aydınlatma metninde ad ve soyad gibi kimlik bilgilerinin kaynakları arasında MERNİS ve YÖK gösteriliyor. Bu nedenle BİLSİS'teki kayıt için ilk kontrol noktası, resmî kimlik kaydınızın güncellenmiş olmasıdır.
Hacettepe'nin kamuya açık BİLSİS sayfalarında öğrencinin kendi başına kullanacağı ayrı bir “soyadı değiştir” menüsü veya bu işlem için zorunlu belge listesi yayımlanmıyor. Yeni soyadınız resmî kayıtlarda görünmesine rağmen BİLSİS'te eski soyadınız kalıyorsa, işlem için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı BİLSİS desteğine başvurmak en doğru yoldur.
BİLSİS'te eski soyadınız görünüyorsa ne yapmalısınız?
Önce e-Devlet'te veya yeni kimlik bilgilerinizde soyadınızın değiştiğini kontrol edin. Ardından BİLSİS'e yeniden giriş yaparak öğrenci bilgilerinizin güncellenip güncellenmediğine bakın.
Eski soyadı hâlâ görünüyorsa hureg@hacettepe.edu.tr adresine durumu açıkça yazabilirsiniz. Hacettepe ÖİDB, öğrencilerin BİLSİS ile ilgili her türlü problem ve sorusunu bu adrese iletebileceğini belirtiyor.
Mesajda şu bilgileri vermek işlemi açıklamayı kolaylaştırır:
- öğrenci numaranız,
- eski ve yeni soyadınız,
- resmî soyadı değişikliğinin tamamlandığı bilgisi,
- BİLSİS'te eski soyadının göründüğü ekranın kısa açıklaması veya ekran görüntüsü,
- gerekiyorsa ulaşılabileceğiniz telefon/e-posta bilgisi.
Hacettepe'nin yayımlanmış BİLSİS bilgilendirmesinde soyadı değişikliği için hangi belgenin mutlaka eklenmesi gerektiğine dair özel bir liste bulunmadığı için, kimlik veya mahkeme belgesi gibi ekleri kendiliğinizden gereksiz yere paylaşmak yerine ÖİDB'nin talep ettiği belgeyi göndermek daha güvenlidir.
Portal “Bilgi Güncelleme” ile BİLSİS aynı şey mi?
Tam olarak değil. Hacettepe'nin bazı başka sistemleri için portal üzerindeki Bilgi Güncelleme işlemi kullanılabiliyor. Örneğin HUZEM, HADİ sistemindeki ad-soyad hatası veya değişikliğinde portal.hacettepe.edu.tr üzerinden Bilgi Güncelleme yapılmasını ve bilgilerin e-Devlet'ten güncellenmesini tarif ediyor.
Bu bilgi, BİLSİS'teki soyadının da kesin olarak aynı ekrandan değiştirileceği anlamına gelmiyor. BİLSİS için ÖİDB'nin yayımladığı doğrudan destek kanalı hureg@hacettepe.edu.tr.
Bu ayrım özellikle soyadı değişikliğinden sonra e-posta, HADİ ve BİLSİS gibi birden fazla sistemde farklı isimler görüyorsanız önemlidir: bir sistemin güncellenmiş olması diğerinin aynı anda güncellendiğini garanti etmez.
Transkript veya öğrenci belgesi acil gerekiyorsa
Soyadı değişikliğinden hemen sonra transkript, öğrenci belgesi veya başka bir resmî belge alacaksanız belgeyi oluşturmadan önce BİLSİS'teki ad-soyad bilgisini kontrol edin. Eski soyadı görünüyorsa, belgenin hangi adla düzenleneceğini varsaymak yerine ÖİDB'ye durumu yazılı olarak bildirip güncellemenin tamamlanmasını istemek daha sağlıklıdır.
Özetle süreç şu mantıkla ilerler: resmî kimlik kaydı güncellenir → BİLSİS kontrol edilir → güncellenmediyse ÖİDB BİLSİS desteğine başvurulur.
Kaynaklar: Hacettepe ÖİDB – Bilgi Sistemleri ve Veri İşlem Birimi İş Süreci Aydınlatma Metni · Hacettepe ÖİDB – BİLSİS Hakkında (Öğrenciler için)