Üniversitede Hocaya E-Posta Nasıl Yazılır?

Üniversitede hocaya e-posta yazarken amaç uzun ve aşırı resmî bir metin hazırlamak değil; kim olduğunuzu, hangi ders için yazdığınızı ve ne istediğinizi birkaç cümlede anlaşılır biçimde söylemektir.

İyi bir öğrenci e-postasında genellikle beş şey yeterlidir: açıklayıcı konu başlığı, uygun hitap, ders/şube bilgisi, net talep ve ad-soyad/öğrenci numarası.

Konu başlığı nasıl yazılmalı?

“Hocam acil”, “Bir şey soracaktım” veya boş konu başlığı yerine e-postanın nedenini doğrudan yazın.

Örnekler:

• İST 101 / 2. Şube – Ders Kaydı Hakkında
• MAT 123 – 8 Ekim Ara Sınavı Mazereti
• Bitirme Projesi Görüşme Talebi
• Ödev Teslimi Hakkında – Ad Soyad

Hoca e-postayı açmadan önce hangi ders ve konu hakkında olduğunu anlayabilirse mesajın işlenmesi daha kolay olur.

Hitap nasıl olmalı?

Hocanın akademik unvanını biliyorsanız kullanabilirsiniz:

• Sayın Prof. Dr. Ayşe Yılmaz,
• Sayın Dr. Öğr. Üyesi Mehmet Kaya,

Unvandan emin değilseniz veya daha doğal bir öğrenci dili kullanmak istiyorsanız Merhaba Hocam, çoğu akademik iletişim için yeterince saygılı ve anlaşılırdır.

İlk kez yazdığınız bir hocaya yalnızca Selam veya doğrudan konuya giren hitapsız bir mesaj göndermekten kaçının.

İlk cümlede kendinizi tanıtın

Özellikle hoca sizi isimden tanımayabilir. Bu nedenle ilk cümlede bölümünüzü, dersinizi ve gerekiyorsa şubenizi belirtin.

Örneğin:

Merhaba Hocam, ben İstatistik Bölümü 1. sınıf öğrencisi Ad Soyad. İST 101 dersinin 2. şubesindeyim.

Bundan sonra doğrudan sorunu veya talebi yazabilirsiniz.

Talebinizi tek mesajda netleştirin

“Ne yapmam lazım?” gibi çok geniş bir soru yerine hocanın cevaplayabileceği net bir talep yazın.

Zayıf:

Hocam sistemde sorun var ne yapacağım?

Daha iyi:

BİLSİS'te İST 101 dersi danışman onayında görünüyor ancak şubem ders programında görünmüyor. Kayıt açısından ayrıca yapmam gereken bir işlem olup olmadığını öğrenmek istiyorum.

Hoca sorunun ne olduğunu ve sizden ne beklendiğini tek okumada anlayabilmelidir.

Hocaya e-posta örneği

Konu: İST 101 / 2. Şube – Ders Kaydı Hakkında

Merhaba Hocam,
Ben İstatistik Bölümü 1. sınıf öğrencisi Ad Soyad. İST 101 dersinin 2. şubesindeyim.

BİLSİS'te ders kaydım danışman onayında görünüyor. Dersler başladığı için bu süreçte derse katılmamda bir sorun olup olmadığını teyit etmek istiyorum.

Uygun olduğunuzda bilgi verebilirseniz sevinirim.

İyi çalışmalar,
Ad Soyad
Öğrenci No: …

Bu metni olduğu gibi kopyalamak yerine kendi durumunuza göre kısaltın. Çoğu soru için 5-8 satırlık bir e-posta yeterlidir.

Dosya ekliyorsanız metinde söyleyin

Rapor, ödev, ekran görüntüsü veya dilekçe ekliyorsanız mesajın içinde bunu belirtin:

Sağlık raporumu e-posta ekinde iletiyorum.

Ayrıca göndermeden önce gerçekten dosyanın ekli olduğundan emin olun. “Ekte gönderiyorum” yazıp dosyayı unutmamak basit ama önemli bir kontroldür.

E-postanın sonuna ne yazılır?

Kapanışı gereksiz yere büyütmenize gerek yoktur. Şunlardan biri yeterlidir:

• İyi çalışmalar,
• Teşekkür ederim, iyi çalışmalar,
• Saygılarımla,

Altına ad-soyadınızı ve gerekiyorsa öğrenci numaranızı yazın.

Kaçınılması gerekenler

Hocaya e-posta atarken özellikle şunlardan kaçının:

• Konu başlığını boş bırakmak,
• ders kodu veya şubeyi hiç belirtmemek,
• mesajı WhatsApp konuşması gibi kısaltmalarla yazmak,
• tamamını büyük harfle yazmak,
• aynı soruyu kısa aralıklarla tekrar tekrar göndermek,
• hocanın zaten duyuruda açıkladığı bilgiyi kontrol etmeden sormak,
• yalnızca “Hocam bakar mısınız?” yazıp ne istediğinizi belirtmemek.

En iyi öğrenci e-postası “çok resmî” olan değil, hocanın hızlıca anlayıp cevaplayabildiği e-postadır.