Danışman Hocaya Mail Atarken Ne Yazılır?

Danışman hocaya atılan iyi bir mail uzun olmak zorunda değildir. Konu satırında ne istediğinizi belirtin; ilk cümlede kendinizi tanıtın; sorunu kısa ve somut biçimde anlatın; son cümlede hocadan beklediğiniz şeyi açıkça yazın. Öğrenci numaranızı eklemek de hocanın durumunuzu daha hızlı kontrol etmesini kolaylaştırır.

Hacettepe'de akademik danışman; ders alma, kayıt onayı, mezuniyet işlemleri ve benzeri akademik konularda öğrenciyle ilgilenmek üzere görevlendirilen öğretim elemanıdır. Bu nedenle ders kaydı, hangi dersi almanız gerektiği, mezuniyet kredileri veya akademik planlama gibi bir konu için ilk yazılacak kişi çoğu zaman danışmandır.

Danışman hocaya mail örneği

Konu: İST 3XX ders kaydı hakkında – Ad Soyad / Öğrenci No

Sayın Hocam,

Ben İstatistik Bölümü 3. sınıf öğrenciniz Ad Soyad. Öğrenci numaram 22xxxxxx.

Ders kaydım sırasında İST 3XX dersini programıma ekleyemiyorum. BİLSİS'te ders için [kısa şekilde görünen durum/hata] görünüyor. Bu dersi bu dönem almam gerekiyor. Nasıl ilerlemem gerektiği konusunda yardımcı olabilir misiniz?

Teşekkür ederim, iyi çalışmalar dilerim.

Ad Soyad
Öğrenci No: 22xxxxxx

Buradaki yapı çoğu akademik konuya uyarlanabilir. Önemli olan kalıbı aynen kopyalamak değil, hocanın maili açtığında üç şeyi hemen görebilmesidir: kimsiniz, sorun nedir, ne istiyorsunuz?

Konu satırına ne yazılmalı?

“Merhaba hocam”, “Acil”, “Bir sorum var” gibi konu satırları mailin içeriğini anlatmaz. Bunun yerine doğrudan işlemi yazın:

• Ders kaydı onayı hakkında – Ad Soyad / Öğrenci No
• Üç ders sınavı başvurusu hakkında – Ad Soyad
• Mezuniyet kredileri hakkında – 4. sınıf / Ad Soyad
• İST 4XX dersi hakkında – Ad Soyad

Özellikle kayıt haftası gibi yoğun dönemlerde açıklayıcı bir konu satırı, mailinizin diğer iletiler arasında anlaşılmasını kolaylaştırır.

Mailin ilk cümlesinde kendinizi tanıtın

Hocanız sizi yüz yüze tanıyor olsa bile yalnız “Hocam benim ders görünmüyor” diye başlamayın. Ad-soyad, bölüm/sınıf ve gerekiyorsa öğrenci numarası yeterlidir.

Örneğin:

Ben İstatistik Bölümü 2. sınıf öğrenciniz Ad Soyad, öğrenci numaram 23xxxxxx.

Ardından doğrudan soruna geçebilirsiniz.

Sorunu anlatırken ne kadar ayrıntı vermelisiniz?

Hocanın karar vermesi veya sizi doğru yere yönlendirmesi için gereken kadar ayrıntı verin. Bütün süreci gün gün anlatmak çoğu zaman gerekli değildir.

“Dersi alamıyorum” yerine şu bilgi daha yararlıdır:

İST 2XX dersini seçtiğimde kontenjan uyarısı alıyorum. Ders müfredatımda bu dönem zorunlu görünüyor. Başka şubeye geçmem mi gerekir, yoksa bölüm üzerinden işlem yapılabilir mi?

Ekranda belirli bir hata varsa kısa bir ekran görüntüsü eklenebilir. Ancak ekran görüntüsünde gereksiz kişisel bilgiler veya başka kişilere ait bilgiler görünüyorsa kırpmanız daha doğru olur.

Mailin sonunda net bir talep olsun

Birçok öğrenci sorunu anlatıp maili bitiriyor. Oysa hocanın sizden ne beklendiğini anlaması gerekir.

Şunlardan biri yeterli olabilir:

• “Dersi bu dönem alıp alamayacağım konusunda bilgi verebilir misiniz?”
• “Ders kaydımı kontrol etmeniz mümkün müdür?”
• “Bu işlem için hangi birime başvurmam gerektiğini söyleyebilir misiniz?”
• “Uygun olduğunuz bir zamanda kısa bir görüşme yapabilir miyiz?”

Bu cümle, maili bir şikâyet anlatımından gerçek bir işlem talebine dönüştürür.

Her konu danışman hocaya mı yazılır?

Hayır. Danışman genel akademik süreçlerde doğru başlangıç noktasıdır; ancak Erasmus+, ÇAP, yandal veya staj gibi konularda bölümün ilgili koordinatörü doğrudan yetkili olabilir. Bölüm sekreterliğinin yürüttüğü belge ve dilekçe işlemlerinde ise sekreterlik daha doğru adres olabilir.

Bu nedenle mail atmadan önce şu ayrımı yapmak işinizi hızlandırır:

• Ders seçimi, kayıt onayı, akademik plan, mezuniyet kredisi: danışman
• Erasmus, ÇAP, yandal gibi özel program: ilgili koordinatör
• Belge, form, dilekçe teslimi gibi idari işlem: bölüm/fakülte öğrenci işleri veya sekreterlik

Emin değilseniz danışmanınıza “Bu konu için hangi birime başvurmam gerekir?” diye sormak da tamamen normaldir.

Cevap gelmezse ne yapılmalı?

Mailiniz zaman açısından kritik değilse aynı gün tekrar tekrar göndermek yerine makul bir süre bekleyin. Ders kaydı veya başvuru son tarihi gibi zaman kısıtlı bir işlem varsa, son tarihi mailde açıkça belirterek bölümün duyurduğu alternatif iletişim kanalını da kullanın.

İkinci maili de yeni bir hikâye yazarak değil, önceki iletinizi kısa biçimde hatırlatarak gönderebilirsiniz:

Hocam merhaba, aşağıdaki ders kaydı konulu mailimi hatırlatmak istedim. Kayıt işleminin son tarihi nedeniyle nasıl ilerlemem gerektiğini öğrenmem gerekiyor. Uygun olduğunuzda yönlendirebilirseniz sevinirim.

Kısa, açıklayıcı ve saygılı bir mail akademik iletişim için yeterlidir. Fazla resmî görünmeye çalışmak da fazla samimi yazmak da gerekmiyor; hocanın sorunu hızlı anlayabileceği bir metin yazmak asıl amaçtır.

Kaynak: Hacettepe Üniversitesi ÖİDB – Mevzuat ve Akademik Danışmanlık Esasları