Hacettepe Öğrenci İşlerine E-Posta Atarken Ne Yazılmalı?

Hacettepe'de öğrenci işlerine e-posta gönderirken uzun bir açıklama yazmanız gerekmez. İyi bir mesajda kim olduğunuz, hangi programda okuduğunuz, sorununuzun ne olduğu ve karşı taraftan ne istediğiniz ilk okumada anlaşılmalıdır.

Mümkünse Hacettepe'nin size tanımladığı kurumsal @hacettepe.edu.tr adresini kullanın. Üniversite, öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sistemindeki birincil e-posta adresini kurumsal öğrenci adresi olarak tanımladığını duyurmuştur. Bazı akademik birimler de öğrenci yazışmalarında kurumsal adres kullanılmasını özellikle isteyebilir.

Konu satırına ne yazılmalı?

“Merhaba”, “Acil”, “Bir sorum var” gibi konu satırları yerine işlemi doğrudan anlatan kısa bir başlık kullanın.

Örnekler:

• BİLSİS Ders Kayıt Sorunu – 12345678
• Transkript Hakkında Bilgi Talebi – Ad Soyad
• Yatay Geçiş Belgesi Hakkında – 12345678
• Ders Muafiyeti Başvurusu Hakkında – İstatistik Bölümü

Öğrenci numarasını konu satırına eklemek zorunlu bir genel kural değildir; ancak öğrenciye özgü bir işlem soruyorsanız ilgili kişinin kaydınızı daha hızlı ayırt etmesine yardımcı olabilir.

E-postanın içinde hangi bilgiler bulunmalı?

Mesajı şu bilgilerle tamamlamak genellikle yeterlidir:

• ad soyad,
• öğrenci numarası,
• bölüm/program,
• sorunun veya talebin kısa açıklaması,
• varsa ilgili ders kodu, başvuru türü veya dönem,
• sizden istenen işlemin ne olduğu,
• gerekiyorsa ekran görüntüsü veya belge.

Özellikle teknik bir hata yaşıyorsanız yalnız “BİLSİS çalışmıyor” yazmak yerine hangi ekranda ne olduğunu belirtin. Hata mesajı varsa aynen aktarın veya ekran görüntüsü ekleyin.

Öğrenci işlerine gönderilebilecek örnek e-posta

Konu: BİLSİS Ders Kayıt Sorunu – 12345678

Merhaba,

Ben İstatistik Bölümü öğrencisi Ad Soyad, öğrenci numaram 12345678. Ders kayıt ekranında IST xxx kodlu dersi seçmeye çalıştığımda “...” uyarısını alıyorum. Ön koşulumu ve dönem bilgilerimi kontrol ettim ancak sorun devam ediyor.

Bu durumda yapmam gereken işlem hakkında bilgi verebilir misiniz? İlgili ekran görüntüsünü e-postaya ekledim.

Teşekkür ederim.
Ad Soyad
Öğrenci No: 12345678

Mesajın resmi olması için ağır bir bürokratik dil kullanmanız gerekmez. “Gereğinin yapılmasını arz ederim” gibi ifadeler yerine, talebinizi açık ve nazik biçimde söylemeniz yeterlidir.

E-postayı ÖİDB'ye mi, bölüm öğrenci işlerine mi göndermelisiniz?

Bu, sorunun türüne göre değişir.

Bölüm veya fakülte düzeyinde yürütülen bir işlemse öncelikle ilgili akademik birimin öğrenci işleri/öğrenci ofisi adresini kullanmak daha doğru olabilir. BİLSİS'e ilişkin sorun ve sorular için ise Hacettepe ÖİDB'nin öğrencilere yönelik BİLSİS bilgilendirme sayfasında hureg@hacettepe.edu.tr adresi veriliyor.

Bu adresi bütün öğrenci işleri konularının genel e-posta adresi gibi düşünmeyin. Örneğin ders muafiyeti, fakülteye teslim edilen belge veya bölüm içi bir işlem için sorumlu birim farklı olabilir.

Yanlış adrese çok ayrıntılı bir mesaj göndermek yerine önce işlemin hangi birim tarafından yürütüldüğünü belirlemek, cevaba daha hızlı ulaşmanızı sağlar.

Kaynaklar: Hacettepe ÖİDB – BİLSİS Hakkında Öğrenciler İçin · Hacettepe ÖİDB – Öğrenci Bilgi Sisteminde Kurumsal E-Posta Duyurusu