İlişik Kesme Formu Nasıl Doldurulur?
Hacettepe mezun öğrenci ilişik kesme formunda hangi alanları sizin dolduracağınızı, hangi birimlerden onay alınacağını ve formun nereye verileceğini öğrenin.
Hacettepe'nin Mezun Öğrenci İlişik Kesme Formunda öğrencinin dolduracağı bölüm oldukça kısa. Üst kısma ad-soyad, fakülte/yüksekokul/bölüm, öğrenci numarası ve telefon numarası yazılır; ardından tarih atılıp imzalanır. Alt bölümdeki kütüphane, barınma ve gerekiyorsa Erasmus/Farabi onaylarını ise ilgili birimler doldurur, imzalar ve mühürler.
Formun en önemli noktası, onayları öğrencinin kendisinin yazmaması ve tüm onaylar tamamlandıktan sonra formu ilgili bölüm/fakülte yetkilisine teslim etmesidir.
Formun üst kısmına ne yazılır?
Hacettepe'nin yayımladığı formda öğrencinin bilgileri için şu alanlar bulunuyor:
- Adı soyadı
- Fakülte / Yüksekokul / Bölüm
- Öğrenci numarası
- Telefon numarası
- Tarih
- İmza
“Fakülte/Yüksekokul/Bölüm” alanına mümkün olduğunca açık yazmak iyi olur. Örneğin yalnız “Fen” yerine “Fen Fakültesi / İstatistik Bölümü” gibi bölümünüzü de belirtmeniz, formun hangi öğrenciye ve akademik birime ait olduğunu netleştirir.
Formun üzerinde “Üniversite diplomamı almak istiyorum. İlişiğimin kesilmesini bilgilerinize arz ederim.” ifadesi zaten basılıdır; bunu ayrıca yeniden yazmanız gerekmez.
Hangi birimlerden onay alınır?
Formda şu onay alanları yer alıyor:
- Kütüphane
- Beytepe Öğrenci Evleri / H.Ü. Konuk Evi
- H.Ü. Kız / Erkek Öğrenci Yurtları
- AB Ofisi / Farabi Koordinatörlüğü — yalnız Erasmus veya Farabi ile başka kurumlarda eğitim gören öğrenciler için
Onay veren birim; görevlinin adı-soyadı, imza, mühür ve tarih alanlarını tamamlar.
Hacettepe'nin güncel mezuniyet SSS sayfasında, öğrenci yurdunda veya öğrenci evinde hiç kalmamış öğrencilerin de prosedür gereği barınma birimlerinden onay alması gerektiği özellikle belirtiliyor. Bu yüzden “ben yurtta hiç kalmadım, o satırı boş bırakabilirim” diye düşünmek doğru olmayabilir.
Erasmus veya Farabi kapsamında başka kurumda eğitim görmediyseniz formdaki AB Ofisi/Farabi alanı sizin için zorunlu onay alanı değildir; formun dipnotu bu onayı yalnız bu programlarla başka kurumlarda eğitim gören öğrenciler için öngörüyor.
Onayları hangi sırayla almalıyım?
Formun üzerinde kütüphane → barınma → Erasmus/Farabi şeklinde bir liste bulunuyor; ancak öğrencinin mutlaka bu fiziksel sırayı takip etmesi gerektiğini söyleyen ayrı bir merkezi kural yayımlanmamış. Kampüsteki işinizi kolaylaştıracak sırayla ilerleyebilirsiniz.
Önemli olan formun tesliminden önce sizin için gerekli olan bütün imza/mühürlerin tamamlanmasıdır.
Birimlerden biri “borcunuz veya teslim edilmemiş materyaliniz var” derse ilişik kesme onayının verilebilmesi için önce o yükümlülüğün kapatılması gerekebilir. Özellikle kütüphane kitabı veya barınma borcu gibi bir durum varsa diploma teslimine gitmeden önce bunu çözmek zaman kazandırır.
Form tamamlanınca nereye verilir?
Hacettepe'nin resmi ilişik kesme formunun altında açıkça:
Form onaylatıldıktan sonra bölüm / fakülte yetkililerine teslim edilecektir.
ifadesi yer alıyor.
Bazı akademik birimler diploma tesliminde öğrenci kimliğini veya başka ek belgeleri de isteyebilir. Bu nedenle ilişik kesme formunu tamamladıktan sonra kendi bölümünüzün/fakültenizin güncel diploma teslim duyurusunu da kontrol edin.
Kayıt sildirmek isteyen öğrenci de bu formu mu kullanır?
Her zaman değil. Bu ayrım önemli.
ÖİDB'nin “Formlar” sayfasında Mezun Öğrenci İlişik Kesme Formu ile Kayıt Sildirme Formu ayrı belgeler olarak yayımlanıyor. Elinizdeki mezun ilişik kesme formu, diploma almaya hak kazanan mezun öğrencinin üniversiteyle idari ilişiğini kapatması içindir.
Henüz mezun olmadan kendi isteğinizle üniversite kaydınızı tamamen sildirmek istiyorsanız doğrudan mezun ilişik kesme formunu doldurmak yerine Kayıt Sildirme Formu ve ilgili prosedürü kontrol etmelisiniz.
Bu iki işlemin isimleri benzer olsa da amaçları aynı değildir.
Kaynaklar: Hacettepe ÖİDB – Formlar · Hacettepe Mezun Öğrenci İlişik Kesme Formu