EBYS Üzerinden Gönderilen Başvurunun Sonucu Nasıl Takip Edilir?
Hacettepe EBYS'de gönderdiğiniz başvuruyu Giden klasörü, hızlı arama, tarihçe ve başvuru durumu alanlarından nasıl takip edebileceğinizi öğrenin.
Hacettepe EBYS üzerinden bir başvuru veya resmî yazı gönderdiyseniz takip edeceğiniz yer, işlemin türüne göre değişebilir. Genel EBYS mantığında gönderdiğiniz belgeyi Giden klasöründen bulabilir, belgeye ait Tarihçe/Akış bilgilerini yetkiniz ölçüsünde inceleyebilirsiniz. Bazı özel başvurularda ise ayrıca Başvuru Durumu alanı bulunur ve nihai karar yine EBYS üzerinden size iletilir.
Bu nedenle “belge gönderildi” ile “başvuru sonuçlandı” aynı şey değildir.
Önce gönderdiğiniz belgenin gerçekten sistemde olduğunu kontrol edin
Hacettepe'nin EBYS kullanım kılavuzunda Giden Klasörü, kullanıcı tarafından gönderilen belgelerin bulunduğu klasör olarak tanımlanıyor.
Belgenizi bulamıyorsanız hızlı aramada şu bilgilerden biriyle arama yapabilirsiniz:
- barkod numarası,
- belge sayısı,
- belge konusu,
- gönderilen birim,
- dağıtım veya havalede yer alan kullanıcı/birim.
Başvuru sırasında ekranda görünen belge numarası, barkod veya sayı bilgisini ayrı bir yerde saklamak bu aşamada ciddi zaman kazandırır.
Belgeyi bulduktan sonra “Tarihçe” ve “Akış” ne anlatır?
EBYS kılavuzuna göre Tarihçe alanı belge üzerinde yapılan işlemleri; Akış alanı ise imza, sevk ve onay sürecini görüntülemek için kullanılabilir. Ancak gösterilen ayrıntı kullanıcı yetkisine ve belgenin bulunduğu birime göre sınırlı olabilir.
Burada görebileceğiniz bir havale veya sevk hareketi, başvurunuzun ilgili birime ulaştığını gösterebilir. Fakat bu kayıt tek başına “talebiniz kabul edildi” anlamına gelmez.
Örneğin belge:
- sizin tarafınızdan oluşturulmuş,
- imza/onay akışından geçmiş,
- ilgili birime gönderilmiş,
- başka bir görevliye havale edilmiş
olabilir. Karar verilmesi bundan sonra gerçekleşebilir.
Bazı başvurularda ayrı bir “Başvuru Durumu” alanı vardır
Hacettepe Sağlık Bilimleri Araştırma Etik Kurulu'nun resmî SSS sayfası, EBYS üzerinden yapılan etik kurul başvurularında sürecin Başvuru Durumu alanından takip edilebildiğini açıkça belirtiyor. Aynı sayfa, düzeltmelerin ve kurul kararının takibinin sorumlu araştırmacıya ait olduğunu da söylüyor.
Bu bilgi etik kurul başvurusu için nettir; her EBYS işleminin aynı ekranı kullandığı anlamına gelmez.
Dolayısıyla sizin başvurunuz başka bir kurula, idari birime veya komisyona yapıldıysa ilgili birimin kendi başvuru yönergesini de kontrol edin. Bazı süreçlerde EBYS yalnızca resmî yazının taşındığı sistemdir; sonuç ayrıca e-posta, kurul kararı, birim duyurusu veya başka bir bilgi sistemi üzerinden açıklanabilir.
“Gönderildi” yazıyor ama uzun süredir sonuç yoksa ne yapmalıyım?
Önce belgenin tarihçesinde son işlemin ne olduğunu kontrol edin. Ardından başvuruyu alan birimin web sayfasında:
- değerlendirme takvimi,
- kurul/toplantı tarihi,
- sonuçların açıklanma yöntemi,
- eksik belge veya düzeltme prosedürü
var mı bakın.
Birimle iletişime geçmeniz gerekiyorsa “başvurum ne oldu?” şeklinde belirsiz bir mesaj yerine şu bilgileri verin:
- ad-soyad,
- başvurunun konusu,
- gönderim tarihi,
- EBYS belge/barkod/sayı bilgisi,
- gönderildiği birim,
- varsa başvuru numarası.
Böylece görevli kişinin aynı belgeyi sistemde bulması kolaylaşır.
Sonuç size EBYS üzerinden geldiyse belgeyi ayrıca saklayın
Karar, düzeltme talebi veya resmî cevap EBYS'ye geldiyse yalnız ekranda görüp bırakmayın. İzin verilen durumlarda belgeyi dışa aktararak veya resmî belge numarasını kaydederek kendi arşivinizi oluşturun.
Özellikle daha sonra:
- itiraz,
- yeni başvuru,
- tez/proje dosyası,
- etik kurul takibi,
- idari yazışma
gerekecekse önceki kararın tarih ve sayısını bilmek önemlidir.
Hacettepe'nin EBYS kılavuzunda belgelerin Gelen, Giden ve Taslak klasörlerinde görüntülendiği; hızlı aramada barkod, sayı, konu ve dağıtım bilgileriyle arama yapılabildiği açıkça anlatılıyor. Bu nedenle bir başvuruyu takip ederken en sağlam başlangıç noktası “hangi belgeyi hangi sayı ile gönderdim?” sorusudur.
Kaynaklar: