Dilekçeye Cevap Gelmezse Ne Yapılır?
Hacettepe'ye verdiğiniz dilekçeye yanıt gelmediyse başvuru kaydını nasıl takip edeceğinizi, 30 günlük süreyi ve hangi kanallara başvurabileceğinizi öğrenin.
Hacettepe'ye resmî bir dilekçe verdiyseniz ve cevap gelmediyse önce başvurunun hangi tarihte ve hangi birim tarafından kayda alındığını doğrulayın. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamında yetkili makamlara yapılan dilek ve şikâyet başvurularının sonucu veya işlemin hangi aşamada olduğu hakkında başvuru sahibine en geç 30 gün içinde gerekçeli cevap verilmesi gerekir.
Bu, her dilekçenin 30 gün içinde mutlaka istediğiniz şekilde sonuçlanacağı anlamına gelmez. İşlem tamamlanmamışsa kurum sürecin hangi aşamada olduğunu bildirebilir; sonuç daha sonra ayrıca bildirilir.
İlk olarak başvurunun gerçekten kayıtlı olduğunu kontrol edin
Elden verdiğiniz dilekçede evrak kayıt numarası, tarih veya alındı belgesi varsa saklayın. E-posta ile gönderdiyseniz yalnız “gönderildi” kaydına güvenmek yerine ilgili birime ulaşıp başvurunun resmî işleme alınıp alınmadığını sorun.
Takip ederken şu üç bilgiyi birlikte vermek işleri kolaylaştırır:
- dilekçenin tarihi,
- evrak veya başvuru numarası,
- dilekçenin konusu ve gönderildiği birim.
Aynı dilekçeyi arka arkaya yeniden göndermek yerine önce ilk başvurunun akıbetini sormak daha sağlıklı olur; aksi halde aynı konuda birden fazla kayıt oluşabilir.
30 gün geçtiyse ne yapabilirsiniz?
30 günlük süre geçmiş ve size ne sonuç ne de işlem safahatı bildirilmişse, ilk dilekçenize açıkça referans veren kısa bir takip başvurusu yapabilirsiniz. “... tarihli ve ... sayılı dilekçemin hangi aşamada olduğunun ve sonucunun tarafıma bildirilmesini talep ediyorum” gibi net bir ifade yeterlidir.
Hacettepe'nin Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü iş akışında, CİMER üzerinden üniversiteye yönlendirilen başvuruların ilgili birime gönderildiği ve cevabın yeniden CİMER sistemine yüklendiği belirtiliyor. Üniversite ayrıca bilgi edinme talepleri için ayrı bir Bilgi Edinme Birimi de işletiyor.
Bu nedenle konuya göre şu yol ayrımını yapmak önemlidir:
- Bir işlem, talep veya şikâyet için verdiğiniz dilekçe 3071 sayılı Kanun kapsamındaki sürelerle değerlendirilir.
- Belirli bir bilgi veya belgeyi istediğiniz bilgi edinme başvurusu ise 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında farklı süre ve usullere tabidir.
- Üniversite içindeki bir işlem sonuçsuz kalıyorsa, başvuruyu ilgili üst idari birime veya konusuna göre CİMER üzerinden takip etmek mümkün olabilir.
Cevap gelmemesi başvurunun kabul edildiği anlamına gelir mi?
Genel olarak hayır. İdarenin sessiz kalması, talebinizin otomatik biçimde kabul edildiği anlamına gelmez. Ayrıca bazı öğrenci işlemlerinde itiraz, dava veya başka bir başvuru için özel süreler bulunabilir. Dilekçeniz not itirazı, disiplin işlemi, kayıt hakkı veya başka bir süreye bağlı idari işlemle ilgiliyse yalnız 30 günlük dilekçe süresini bekleyerek hareket etmek riskli olabilir.
Bu tür durumlarda ilgili yönetmelikteki özel başvuru süresini ayrıca kontrol etmek gerekir.
En sağlam takip yöntemi
Başvuruyu mümkün olduğunca izlenebilir kanaldan yapmak ve şu kayıtları saklamak en güvenli yöntemdir: dilekçenin son hâli, gönderim veya teslim kanıtı, evrak numarası, gelen cevaplar ve yaptığınız takip başvuruları.
Böylece daha sonra aynı konuyu bir üst birime taşımak gerektiğinde “başvurdum ama cevap gelmedi” demek yerine, süreci tarih ve kayıt numarasıyla gösterebilirsiniz.
Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi – Bilgi Edinme Faaliyetleri İş Akışı · Dilekçe ve Bilgi Edinme Hakkının Kullanılması ile İlgili 2004/12 Sayılı Genelge