Apostilli Belgeyi Sonradan Teslim Etmek Mümkün mü?
Hacettepe kayıtlarında apostil gereken bir belgeyi sonradan tamamlayıp tamamlayamayacağınızı ve eksik belgenin kayıt hakkını nasıl etkileyebileceğini öğrenin.
Hacettepe’de bir belge kesin kayıt için apostilli olarak isteniyorsa, “şimdilik apostilsiz vereyim, sonra tamamlarım” şeklinde genel ve otomatik bir hak bulunmuyor. Üniversitenin yurtdışından öğrenci kabul ve kayıt yönergesi, adayların kayıt günlerinde kayıt belgelerini eksiksiz teslim etmelerini zorunlu tutuyor.
Bu nedenle ilgili kayıt duyurusunda açıkça “eksik belge daha sonra tamamlanabilir” veya “geçici kayıt yapılır” denmiyorsa, apostili sonradan getirebileceğinizi varsaymak risklidir.
Neden bu kadar önemli?
Apostil yalnızca belgenin çevirisi değildir. Yurt dışında düzenlenmiş resmî belgenin, ilgili uluslararası düzen çerçevesinde resmî olarak doğrulanmasını sağlayan tasdik işlemidir.
Hacettepe’nin uluslararası öğrenci işlemlerinde bazı belgeler için:
- apostil şerhi,
- noter onaylı Türkçe tercüme,
- apostil anlaşmasına taraf olmayan ülkelerde konsolosluk veya yetkili makam onayı
istenebiliyor.
Dolayısıyla “belgenin aslı yanımda, apostili sonra getiririm” demek her kayıt işlemi için yeterli değildir.
Kesin kayıtta eksik belgeyle işlem yapılır mı?
Hacettepe’nin yurtdışından öğrenci kabul ve kayıt yönergesinde kayıtların Senato tarafından belirlenen takvimde yapıldığı ve adayların kayıt belgelerini eksiksiz teslim etmelerinin zorunlu olduğu belirtiliyor.
Ayrıca üniversitenin uluslararası öğrenci kayıt duyurularında, başvuru sırasında beyan edilen bilgilerin kesin kayıt sırasında belgelenememesi halinde adayın kayıt hakkını kaybedebileceği açıkça vurgulanıyor.
Bu yüzden apostil, kayıt için zorunlu belgenin geçerlilik şartlarından biriyse eksik apostil yalnız “küçük evrak eksiği” olarak görülmeyebilir.
Ama bazı öğrenciler belgeyi sonradan teslim edebiliyor
Burada iki farklı durum karıştırılıyor:
1. Üniversitenin açıkça geçici kayıt hakkı verdiği durum
Örneğin bazı ÖSYM kayıtlarında mezuniyet aşamasındaki adaylara belirli tarihe kadar diploma/mezuniyet belgesini tamamlama hakkı verilebiliyor. Bu, duyuruda açıkça yazan özel bir geçici kayıt düzenlemesi.
2. Apostil gereken belgenin eksik olması
Bu ikinci durum için aynı hakkın otomatik olarak var olduğu söylenemez. Bir başka belge türünde verilen ek süreyi apostil belgesine kıyas yoluyla uygulamak doğru değildir.
Kısacası “arkadaşım diplomasını aralıkta teslim etti” bilgisi, sizin apostili de sonradan getirebileceğiniz anlamına gelmez.
Hangi belgelerde apostil gündeme gelebilir?
İşleme göre değişir. Örneğin Hacettepe’nin uluslararası öğrenci sayfalarında 18 yaş altındaki öğrencilerin yurt dışından alınmış doğum belgesi için noter onaylı Türkçe tercüme ve apostil şerhi istenebildiği belirtiliyor.
Yönergede ayrıca mazeretli durumda temsilci aracılığıyla kayıt için yurt dışındaki yetkili makamlarca onaylanmış ve apostil edilmiş temsil belgelerinden söz ediliyor.
Bu nedenle önce “apostil gerekli mi?” sorusunu değil, hangi belge için, hangi işlem kapsamında ve hangi kayıt duyurusuna göre gerekli? sorusunu netleştirmek gerekir.
Apostil yetişmeyecekse ne yapmalısınız?
Kayıt tarihini beklemeden Uluslararası Öğrenci Ofisine yazın. Mesajınızda:
- ad-soyad,
- başvuru/aday numarası,
- kazandığınız program,
- eksik belgenin tam adı,
- apostilin neden yetişmediği,
- belgenin ne zaman hazır olabileceği
bilgilerini verin ve “Bu belge için sonradan teslim veya geçici kayıt imkânı var mı?” diye açıkça sorun.
Sözlü olarak “muhtemelen olur” denmesi yerine mümkünse yazılı yanıt alın. Çünkü kayıt hakkı bakımından belirleyici olan, ilgili yılın duyurusu ve yetkili birimin uygulamasıdır.
Sonradan teslim için süre verilirse ne yapmalıyım?
Size özel veya genel bir ek süre tanınırsa şu üç noktayı yazılı olarak netleştirin:
- Son teslim tarihi
- Belgenin hangi onay/tercüme biçiminde kabul edileceği
- Nereye ve nasıl teslim edileceği
Böylece yalnız apostil alıp gelmekle yetinmez, apostilin tercüme ve noter şartlarıyla birlikte doğru hazırlanmasını sağlarsınız.
Sonuç
Apostilli belgeyi sonradan teslim etmek ancak ilgili kayıt düzenlemesi veya yetkili birim buna açıkça izin veriyorsa güvenli biçimde mümkündür. Hacettepe’nin genel yurtdışından öğrenci kayıt kuralı, kayıt belgelerinin kayıt günlerinde eksiksiz teslim edilmesi yönündedir.
Bu yüzden apostil yetişmiyorsa çözümü kayıt gününde şansınızı denemeye bırakmayın; kesin kayıttan önce Uluslararası Öğrenci Ofisinden yazılı teyit alın.
Kaynaklar:
Hacettepe Üniversitesi – Yurtdışından Öğrenci Kabul ve Kayıt Yönergesi
Hacettepe Üniversitesi Uluslararası Öğrenci Ofisi – 18 Yaş Altı Öğrenciler İçin Belge Açıklaması