Transkript Apostil Yapılır mı?
Üniversite transkriptine apostil yapılıp yapılamayacağını, valilik/kaymakamlık işlemini ve apostil ile Dışişleri tasdiki arasındaki farkı öğrenin.
Evet. Türkiye'de düzenlenmiş bir üniversite transkripti, yurt dışında kullanılacak resmî bir belge olarak apostil işlemine konu olabilir. Ancak “transkripti alıp her durumda doğrudan apostil yaptırmak” şeklinde tek bir yol yoktur; belgenin nasıl düzenlendiği ve hangi ülkede kullanılacağı işlem sırasını etkileyebilir.
Apostil, Lahey Apostil Sözleşmesi kapsamında kullanılan resmî belge tasdik yöntemidir. Türkiye'de idari nitelikteki belgeler için apostil şerhi vermeye yetkili makamlar valilikler ve kaymakamlıklardır. Bu nedenle transkriptinizi hazırladıktan sonra ilk kontrol edilmesi gereken yer, apostil işlemini yapacak valilik veya kaymakamlığın belgeyi hangi biçimde kabul ettiğidir.
Islak imzalı, e-imzalı veya noter onaylı transkript fark eder mi?
Fark edebilir. Üniversiteler transkripti ıslak imzalı, güvenli elektronik imzalı veya başka bir doğrulama mekanizmasına sahip biçimde düzenleyebilir. Apostil makamının belgedeki imza veya yetkiyi doğrulayabilmesi gerekir.
Bu yüzden özellikle elektronik imzalı bir transkriptiniz varsa, belgeyi yazdırıp doğrudan işlem yaptırabileceğinizi varsaymayın. Yetkili makamdan şu soruyu netleştirin:
“Bu transkriptin aslını mı kabul ediyorsunuz, yoksa noter onaylı suret üzerinden mi işlem yapılması gerekiyor?”
Belgenin formatına göre uygulama değişebileceği için bu kısa kontrol, gereksiz noter veya yeniden belge alma masrafını önleyebilir.
Apostil ile Dışişleri Bakanlığı tasdiki aynı şey değil
En sık karıştırılan nokta budur. Belgenin kullanılacağı ülke ve talep edilen tasdik zinciri önemlidir.
Lahey Apostil Sözleşmesinin uygulandığı bir işlemde apostil şerhi, klasik konsolosluk/Dışişleri tasdik zincirinin yerine kullanılan kolaylaştırılmış doğrulama yöntemidir. Buna karşılık apostil kullanılmayacak bir ülkede veya kurumun başka bir tasdik yöntemi istemesi halinde farklı bir süreç gerekebilir.
Dışişleri Bakanlığının tasdik işlemleri rehberinde öğrenci belgesi ve transkript için, Bakanlık tasdiki gereken senaryoda iki yol açıklanır: belgeye ilgili makamdan doğrudan ön onay alınması veya noter onaylı suretin valilik/kaymakamlık onayından geçirilmesinin ardından Dışişleri Bakanlığı tasdikine sunulması. Bu süreç apostil işlemiyle aynı şey değildir.
En güvenli işlem sırası
Transkripti yurt dışına göndermeden önce şu üç şeyi netleştirin:
- Belgenin sunulacağı ülke/kurum apostil istiyor mu?
- Apostil makamı elinizdeki transkript formatını doğrudan kabul ediyor mu?
- Kurum ayrıca yeminli tercüme veya noter onaylı çeviri istiyor mu?
Çevirinin apostilden önce mi sonra mı yapılması gerektiği de belgenin sunulacağı makamın talebine göre değişebilir. Bu nedenle yalnız “apostil gerekli” bilgisini değil, karşı kurumun belge formatı talebini de kontrol etmek en sağlıklı yoldur.
Hacettepe'den transkript alacaksanız belgenin hangi formatta düzenleneceğini öğrenip, ardından apostil işlemini yapacağınız valilik veya kaymakamlığa bu formatın kabul edilip edilmediğini sormanız en az adımlı yolu belirler.
Kaynaklar: T.C. Dışişleri Bakanlığı – Tasdik İşlemleri Soru-Cevap · T.C. İçişleri Bakanlığı – Apostil işlemlerine ilişkin yetkili makam bilgisi