Stajyerden Gizlilik Sözleşmesi İmzalanması İstenebilir mi?

Evet. Bir işyeri, staj sırasında ticari sır, müşteri bilgisi, kişisel veri, yazılım, tasarım veya kurum içi belge görecek stajyerden gizlilik sözleşmesi (NDA) imzalamasını isteyebilir. Stajyer olmanız, işyerinin gizli bilgileri korumak için kurallar koyamayacağı anlamına gelmez.

Ancak "gizlilik sözleşmesi" yazması, metindeki her hükmün otomatik olarak makul olduğu anlamına da gelmez. İmzalamadan önce neyin gizli sayıldığını, yükümlülüğün ne kadar sürdüğünü ve ihlal halinde ne öngörüldüğünü okuyun.

KVKK'nın bir Kurul kararında, personel gizlilik sözleşmesi uygulamasının özellikle işverenin emir ve talimatları doğrultusunda iş akdine bağlı çalışanlar veya kamuda 657 sayılı Kanuna tabi olmadan çalışan kişiler açısından uygulanabileceği belirtiliyor. Stajın hukuki yapısı somut duruma göre değişebileceğinden, bu karar "her stajyer için aynı sözleşme zorunludur" sonucu çıkarmaz; fakat işyerinde gizlilik yükümlülüğü kurulmasının olağan bir uygulama olabileceğini gösterir.

Gizlilik sözleşmesinde neyi kontrol etmelisiniz?

"Gizli bilgi" tanımı

Sözleşme, gerçekten işyerine ait gizli bilgileri mi kapsıyor; yoksa gördüğünüz ve öğrendiğiniz her şeyi sınırsız biçimde gizli sayıyor mu?

Müşteri listeleri, kişisel veriler, yayımlanmamış ürün planları, kaynak kod, fiyatlandırma bilgileri veya ticari stratejiler gibi başlıklar anlaşılır olabilir. Buna karşılık kamuya açık bilgilerin de gizli kabul edilmesi gibi aşırı geniş ifadeleri sorun.

Süre

Gizlilik yükümlülüğünün yalnız staj boyunca mı yoksa stajdan sonra da mı sürdüğüne bakın.

Bazı bilgilerin iş ilişkisi bittikten sonra da korunması gerekebilir. Ancak süre ve kapsamın açık olması önemlidir. "Sonsuza kadar her bilgi" gibi çok geniş bir ifade görürseniz bunun neyi kapsadığını yazılı olarak sorun.

Cezai şart ve tazminat

Sözleşmede yüksek bir cezai şart varsa özellikle dikkatli olun. Bir ihlal halinde doğrudan belirli bir tutar ödeneceği yazıyorsa, imza atmadan önce tutarı, hangi davranışın ihlal sayıldığını ve sorumluluğun nasıl doğduğunu anlamaya çalışın.

Anlamadığınız bir hukuki yükümlülük için "nasıl olsa standart sözleşme" diyerek imza atmak iyi bir yaklaşım değildir.

Fikrî mülkiyet maddeleri

NDA ile fikrî mülkiyet devri aynı şey değildir. Sözleşme içinde "staj sırasında üretilen her şey şirkete aittir" gibi ayrı hükümler bulunabilir.

Kendi portföyünüzde göstermek istediğiniz tasarım, kod veya proje varsa, daha stajın başında bunun mümkün olup olmadığını sorun. Gizli müşteri işini portföye koymak ile tamamen kendi ürettiğiniz genel bir çalışmayı göstermek aynı mesele olmayabilir.

Kişisel cihaz ve hesaplar

Kendi bilgisayarınızı kullanacaksanız iş dosyalarının nerede saklanacağı, kişisel bulut hesabına yüklenip yüklenemeyeceği ve staj bitince hangi verilerin silinmesi gerektiği açık olmalı.

Özellikle kişisel verilerle çalışıyorsanız, dosyaları kendinize e-posta atmak veya kişisel buluta yedeklemek kolaylık gibi görünse de kurum politikasına aykırı olabilir.

İmzalamazsanız ne olur?

İşyeri, gizli bilgilere erişim gerektiren bir staj için gizlilik sözleşmesini stajın koşullarından biri olarak görebilir. Bu durumda imzalamayı reddetmeniz stajın başlamamasına veya görevlerin değiştirilmesine yol açabilir.

Fakat tereddüdünüz varsa ilk seçenek doğrudan reddetmek olmak zorunda değildir. Belirsiz maddeyi sorabilir, değişiklik talep edebilir veya üniversitenizin staj koordinatörüne sözleşmeyi gösterebilirsiniz.

Özellikle zorunlu stajda, şirketin istediği sözleşme ile üniversitenin staj protokolü arasında çelişki görüyorsanız koordinatörlüğe danışmak daha güvenlidir.

Staj bitince her şeyi silebilir miyim?

İşyeri tarafından verilen belge ve dosyalar için kurumun iade/silme prosedürünü izleyin. "Kanıt olsun" diye müşteri verisi, şirket içi belge veya kaynak kodu kişisel cihazınızda tutmayın.

Portföyde kullanmak istediğiniz iş varsa önceden yazılı izin almak, staj sonrasında neyi gösterebileceğiniz konusunda belirsizliği azaltır.

Kısacası, stajyerden gizlilik sözleşmesi istenmesi tek başına olağan dışı değildir. Önemli olan neyi koruduğunu, ne kadar sürdüğünü, size hangi sorumluluğu yüklediğini ve NDA'nın içine başka yükümlülükler eklenip eklenmediğini anlamadan imzalamamaktır.

Kaynak: Kişisel Verileri Koruma Kurumu – 26/12/2019 tarihli ve 2019/393 sayılı Kurul Kararı özeti