Katılımcı Sonradan Verisini Silmek İsterse Ne Yapılır?

Bir araştırma katılımcısı sonradan “verilerimi silin” dediğinde araştırmacının yapması gereken ilk şey, talebi görmezden gelmek veya veri dosyasını hemen sessizce silmek değildir. Önce talebin araştırmadan çekilme mi, gelecekte veri toplanmasını durdurma mı, yoksa daha önce toplanmış kişisel verilerin silinmesi/yok edilmesi talebi mi olduğu netleştirilmelidir.

KVKK bakımından kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların tamamı ortadan kalkmışsa, ilgili kişinin talebi üzerine verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir. Veri sorumlusu böyle bir başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırıp ilgili kişiye bilgi vermelidir.

Araştırmadan çekilme ile geçmiş verinin silinmesi aynı şey değildir

Katılımcı bundan sonra ankete, görüşmeye, ölçüme veya takibe devam etmek istemeyebilir. Bu durumda yeni veri toplamayı durdurmak genellikle ilk adımdır.

Ancak “çalışmadan çekiliyorum” ifadesi her zaman “bugüne kadar hakkımda toplanan bütün veriler geri döndürülemez biçimde yok edilsin” anlamına gelmez. Özellikle bilimsel araştırmalarda verinin hangi hukuki sebeple işlendiği, bilgilendirme/onam metninde ne yazdığı, verinin hâlâ kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilebilir olup olmadığı ve başka bir saklama yükümlülüğünün bulunup bulunmadığı birlikte değerlendirilmelidir.

Bu nedenle araştırmacı, katılımcının talebini yazılı hale getirip sorumlu araştırmacıya ve çalışmadaki veri sorumlusu yapısına iletmelidir. Bir öğrenci araştırması yürütülüyorsa, bu kararı öğrencinin tek başına ve kayıt bırakmadan vermesi doğru olmaz.

Veri zaten anonimleştirildiyse ne olur?

KVKK'daki anonimleştirme, verinin başka bilgilerle eşleştirilse bile belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.

Veri gerçekten geri döndürülemez biçimde anonim hale getirilmişse, araştırma dosyasında artık “bu satır şu katılımcıya aittir” diye güvenilir biçimde tespit yapmak mümkün olmayabilir. Böyle bir durumda belirli bir kişinin verisini seçip silmek teknik olarak da mümkün olmayabilir.

Burada önemli olan, kodlanmış/pseudonim veri ile anonim veriyi karıştırmamaktır. Araştırmacının elinde kod anahtarı veya katılımcıyı yeniden belirleyebilecek başka bilgi varsa veri hâlâ kişisel veri niteliğini koruyabilir.

Talep geldiğinde pratik sıra nasıl olmalı?

Katılımcının isteğini ve tarihini kaydedin. Bundan sonraki veri toplamayı gerekiyorsa durdurun. Verinin hangi dosyalarda, platformlarda, ses kayıtlarında, transkriptlerde veya yedeklerde bulunduğunu belirleyin. Ardından veri sorumlusu ve sorumlu araştırmacıyla birlikte, işleme şartlarının devam edip etmediğini ve silme, yok etme ya da anonimleştirme yöntemlerinden hangisinin uygulanacağını değerlendirin.

Veri üçüncü kişilerle veya araştırma ekibinin başka üyeleriyle paylaşılmışsa, talebin bu kopyalara etkisi de ayrıca ele alınmalıdır.

Hacettepe Üniversitesi KVKK bilgilendirmelerinde kişilerin verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme hakkı açıkça sayılıyor. Üniversitenin KVKK sayfası ayrıca silme, yok etme ve anonimleştirmeye ilişkin ulusal rehber ve mevzuata yönlendiriyor.

Etik kurul açısından neye dikkat edilmeli?

Katılımcının talebinin işlenmesi sırasında onam formunda vaat edilen veri yönetimiyle çelişen bir durum ortaya çıkarsa veya araştırmanın veri saklama yöntemi fiilen değişiyorsa, çalışmanın bağlı olduğu etik kurulun kuralları da kontrol edilmelidir.

Amaç yalnız “dosyayı silmek” değil; katılımcı hakkını, araştırmanın kayıt bütünlüğünü ve veri koruma yükümlülüklerini aynı anda doğru yürütmektir.

Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi – KVKK Hakkında · Kişisel Verileri Koruma Kurumu – Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik