2209-A Projesinde Ekipten Biri Ayrılırsa Proje Devam Eder mi?
TÜBİTAK 2209-A projesinde bir proje ortağı ekipten ayrılırsa değişiklik nasıl yapılır, yeni ortak gerekir mi ve son 3 ay kuralı nedir?
Evet, proje bir ekip üyesinin ayrılması nedeniyle doğrudan sona ermek zorunda değildir; ancak proje ortağı değişikliği resmî olarak yapılmalıdır. TÜBİTAK'ın güncel 2209-A program bilgisinde, proje yürürlüğe alındıktan sonra ortak değişikliği için BİDEB Başvuru ve İzleme Sistemi üzerinden talep oluşturulması gerektiği belirtiliyor.
Buradaki kritik kural şu: proje başladıktan sonra proje ortağı sayısı değiştirilemez. Bu nedenle ekipten bir proje ortağı ayrılıyorsa, proje ortak sayısını azaltmak yerine ayrılan kişinin yerine yeni bir öğrencinin eklenmesine yönelik değişiklik süreci yürütülür.
Değişiklik nasıl yapılır?
Güncel TÜBİTAK açıklamasına göre proje yürürlüğe alındıktan sonra ortak değişikliği yapılmak istenirse:
- ekipten ayrılmak isteyen öğrencinin,
- ekibe yeni katılacak öğrencinin
değişikliğe ilişkin yazılı onayları alınır ve BİDEB Başvuru ve İzleme Sistemi üzerinden talep gönderilir.
Talep doğrudan otomatik olarak kabul edilmiş sayılmaz; Grup Yürütme Kurulu (GYK) tarafından değerlendirilir.
Bu nedenle bir ekip üyesi "ben artık projede yokum" dediğinde yalnız grup içindeki görev dağılımını değiştirmek yeterli değildir. TÜBİTAK kayıtlarındaki proje ekibinin de güncellenmesi gerekir.
Proje bitmek üzereyse değişiklik yapılabilir mi?
Her zaman değil. TÜBİTAK, proje bitiş tarihine 3 aydan az süre kaldığında proje ortağı veya akademik danışman değişiklik taleplerinin kabul edilmediğini belirtiyor.
Bu yüzden ayrılma ihtimali ortaya çıktığında süreci son aylara bırakmamak önemli. Projenin bitişine kısa süre kalmışsa normal ortak değişikliği yolu kapanabilir ve durum için doğrudan BİDEB'den yönlendirme almak gerekebilir.
Ayrıca TÜBİTAK bazı özel dönemlerde ekip değişikliğini geçici olarak kapatabiliyor. Örneğin belirli sonuç raporu uzatma süreçlerinde web sayfasında "bu süreçte proje ekibi değişikliği yapılamayacaktır" şeklinde ayrıca duyuru yayımlanabiliyor. Bu nedenle yalnız genel kurala değil, projenizin bağlı olduğu güncel duyuruya da bakın.
Ayrılan kişi hiçbir işlem yapmadan projeden çıkarsa ne olur?
Bu durum proje ekibinin resmî kayıtları ile fiilî ekip arasında uyumsuzluk yaratır. En doğru yol, ayrılık netleştiği anda akademik danışmanla birlikte değişiklik talebini başlatmaktır.
Yeni öğrenciyi ekipte fiilen çalıştırıp TÜBİTAK sisteminde eski ortağı bırakmak da doğru bir çözüm değildir. Sonuç raporunda proje ekibi, görevler ve harcamalar değerlendirilirken resmî kayıtların güncel olması önem taşır.
Kısacası: bir proje ortağının ayrılması 2209-A projesini otomatik olarak bitirmez; fakat ortak sayısı azaltılamadığı için yerine yeni ortakla resmî değişiklik süreci yürütülmesi gerekir. Süreç bitişe 3 aydan az kala yapılamadığı için ayrılık durumunu mümkün olduğunca erken bildirmek en güvenli yoldur.
Kaynak: TÜBİTAK – 2209-A Üniversite Öğrencileri Araştırma Projeleri Destekleme Programı