Yurtdışındaki Mezun Diploma İçin Nasıl Vekalet Verir?
Yurtdışındaysanız Hacettepe diplomanızı başka bir kişinin alabilmesi için vekaletnamenin nereden ve nasıl düzenlenmesi gerektiğini öğrenin.
Yurtdışındaysanız Hacettepe diplomanızı Türkiye'deki bir yakınınız veya başka bir kişi sizin adınıza teslim alabilir. Ancak Hacettepe Üniversitesi'nin diploma yönergesine göre yurtdışında bulunan diploma sahibinin vereceği vekaletnamenin T.C. Konsolosluğundan alınmış olması gerekir.
Yani yalnızca “yakınım gidip alsın” demek, e-posta göndermek veya kimlik fotokopisi vermek yeterli değildir. Diploma teslimi için özel olarak yetkilendirilmiş bir vekil gerekir.
Vekaletnamede diploma alma yetkisi açıkça yazmalı
Hacettepe'nin ilgili yönergesi diploma, diploma eki, geçici mezuniyet belgesi ve sertifikaların hak sahibine ya da noter onaylı özel vekaletnameyi ibraz eden vekile teslim edilebileceğini düzenliyor. Diploma sahibi yurtdışındaysa vekaletnamenin T.C. Konsolosluğundan alınması gerektiği ayrıca belirtiliyor.
Bu nedenle konsoloslukta vekaletname düzenletirken genel ve belirsiz bir yetki yerine, vekilin Hacettepe Üniversitesinden diplomanızı teslim almaya yetkili olduğunun açıkça yazılması daha güvenlidir. Diploma eki veya başka mezuniyet belgelerini de vekilinizin almasını istiyorsanız bunların da yetki kapsamına yazılması olası bir tereddüdü önler.
Eski bir Hacettepe bölüm duyurusunda da vekaletnamede “Hacettepe Üniversitesi'nden Diploma Almaya Yetkilidir” anlamını açıkça taşıyan bir yetkilendirme istenmiştir. Güncel işlem öncesinde diplomanızın bulunduğu birimden kullanılacak ifadeyi teyit etmek en sağlam yoldur.
Yurtdışındayken izlenecek pratik sıra
- Diplomanızın hazırlanıp hazırlanmadığını ve hangi birimden teslim edileceğini öğrenin.
- Bulunduğunuz ülkedeki T.C. Konsolosluğundan vekaletname randevusu alın.
- Vekaletnamede diploma teslim alma yetkisinin açıkça bulunmasını sağlayın.
- Vekilin yanında kendi resmi kimliğini ve vekaletnamenin aslını bulundurmasını sağlayın.
- İlişik kesme formu, öğrenci kimliği veya ilgili birimin ayrıca istediği belgeler varsa bunları önceden tamamlayın.
Buradaki son adım önemlidir. Diploma teslim koşulları fakülte, bölüm veya enstitünün güncel duyurusunda ek belgelerle açıklanabilir. Örneğin bazı birimler ilişik kesme formu ve öğrenci kimlik kartını diploma tesliminde ister. Vekaletnamenin bulunması bu diğer teslim koşullarını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.
Vekil ilişik kesme işlemlerini de yapabilir mi?
Hacettepe'nin diploma yönergesi vekilin belgeyi teslim alabilmesini açıkça düzenliyor. Ancak ilişik kesme sürecinin tamamının vekil tarafından yürütülüp yürütülemeyeceği aynı maddede ayrıca açıklanmıyor.
Bu nedenle ilişik kesmeniz henüz tamamlanmadıysa, vekaletnameyi çıkarmadan önce diplomanızın bulunduğu birime “Vekilim ilişik kesme adımlarını da tamamlayacaksa vekaletnamede ayrıca hangi yetkiler bulunmalı?” diye sormanız doğru olur. Böylece ikinci kez vekaletname düzenletme ihtimalini azaltabilirsiniz.
Diploma posta veya kargoyla gönderilir mi?
Hacettepe'nin diploma yönergesinde diploma ve ilgili belgelerin posta ile gönderilmeyeceği belirtiliyor. Bu nedenle yurtdışında olmanız, diplomanın doğrudan adresinize gönderileceği anlamına gelmiyor. Siz gelemiyorsanız çözüm, yönergede belirtilen usule uygun vekaletnameyle bir kişiyi yetkilendirmek.
Yabancı ülkedeki yerel noterden vekalet vermek yeterli mi?
Hacettepe yönergesindeki ifade bu konuda oldukça nettir: diploma sahibi yurtdışında bulunuyorsa vekaletnamenin T.C. Konsolosluklarından alınmış olması gerekir. Bu nedenle yalnızca bulunduğunuz ülkedeki yerel bir noterde düzenlenen belgeye güvenerek işlem planlamak risklidir.
Özel bir nedenle konsolosluk dışında düzenlenmiş bir vekaletnameniz zaten varsa, apostil/tercüme gibi işlemlerin yeterli olup olmadığını varsaymak yerine diplomayı teslim edecek Hacettepe biriminden yazılı teyit almak daha doğru olur.
Kaynaklar:
Hacettepe Üniversitesi – Diploma, Sertifika, Geçici Mezuniyet ve Diğer Belgelerin Düzenlenmesine İlişkin Yönerge
Hacettepe Üniversitesi – Güncel Yönergeler