Yönetim Kurulu Mezun Olursa Topluluk Kapanır mı?
Topluluk yönetimindeki öğrenciler mezun olduğunda üyelik ve görevlerin nasıl devredildiğini, yedek üyelerin rolünü ve kapanma riskini öğrenin.
Hayır. Hacettepe’de öğrenci topluluğunun yönetim kurulundaki bir öğrencinin mezun olması, topluluğu kendiliğinden kapatmaz. Güncel Öğrenci Toplulukları Yönergesi, öğrenci statüsü sona eren yönetim organı üyesinin yerine yedek üye görevlendirilmesini öngörüyor.
Bu nedenle asıl mesele mezuniyetin kendisi değil, mezun olan yöneticilerden sonra topluluğun yönetim organlarını ve zorunlu evraklarını zamanında güncelleyip güncellemediğidir.
Yönetim kurulundan biri mezun olursa ne olur?
Toplulukların yönetim organlarında görev alabilmek için Hacettepe öğrencisi olmak gerekir. Yönetim kurulundaki bir öğrencinin mezuniyet, ilişik kesme veya başka bir nedenle öğrenci statüsü sona ererse görev de devam edemez. Yönergeye göre bu kişinin yerine yedek üye görevlendirilir.
Yönetim kurulu zaten genel kurulda en az 5, en fazla 9 asil üye ve 3 yedek üye olarak seçilir. Bu yapı, dönem içinde mezuniyet veya görevden ayrılma gibi durumlarda topluluğun çalışmaya devam edebilmesi için önemlidir.
Başkanın mezun olması da tek başına topluluğun kapanması anlamına gelmez. Yönetim kurulunda oluşan boşluk tamamlanmalı ve gerekli görev dağılımı topluluğun kendi tüzüğü ile üniversite yönergesine uygun biçimde yenilenmelidir.
Yönetim kurulunun tamamı mezun olursa ne yapılır?
Yönerge, “yönetim kurulunun tamamı aynı anda mezun olursa” diye ayrı bir kapanma hükmü koymuyor. Bu durumda yedek üyelerden yararlanmak ilk seçenek olur. Yedeklerle kurulun sürdürülememesi halinde ise topluluğun üyeleri ve akademik danışmanı yeni yönetim organlarının oluşturulması için hızlı hareket etmelidir.
Genel kurulun olağanüstü toplanması yalnız mevcut yönetim kurulunun talebine bağlı değildir. Üyelerin en az üçte biri de olağanüstü genel kurul isteyebilir. Bu özellik, mevcut yönetimin fiilen görev yapamaz hâle geldiği bir geçiş döneminde önemlidir.
Ayrıca her akademik yılın başlangıcından itibaren dört hafta içinde olağan genel kurul yapılarak yönetim ve denetim organlarının yeniden oluşturulması gerekir. Seçim sonuçları ve güncel kurul bilgileri de Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirilmelidir.
Bu yüzden yönetimdeki öğrencilerin mezuniyeti yaklaşıyorsa en sağlıklı yöntem, “mezun olduktan sonra bakarız” demek yerine yeni dönemin yönetimini önceden hazırlamaktır.
Topluluk hangi durumda gerçekten kapanabilir?
Mezuniyet tek başına kapanma nedeni değildir. Yönergede kapanmaya götürebilecek durumlar ayrıca düzenlenmiştir. Örneğin bir topluluğun bir yıl boyunca amaçlarına uygun en az iki etkinlik yapmaması, üye sayısının 25’in altına düşmesi veya her akademik yıl başında güncellenmesi gereken topluluk evraklarını Müdürlüğe bildirmemesi Etkinlik Komisyonu kararıyla kapanmaya yol açabilir.
Buradaki kritik bağlantı şudur: Yönetim mezun olduğu için topluluk otomatik kapanmaz; fakat yeni yönetim kurulamaz ve yönetim listesi gibi zorunlu evraklar güncellenmezse topluluk daha sonra işleyiş ve evrak yükümlülüklerini yerine getirmediği için kapanma riskiyle karşılaşabilir.
Yönetim kurulunda aynı dönemde çok sayıda mezun olacak kişi varsa akademik danışmanla birlikte yedek üyeleri, yeni genel kurul tarihini ve devir teslim edilecek belgeleri önceden belirlemek bu riski azaltır.
Kaynak: Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi