Topluluk Üyelik Formunda T.C. Kimlik Numarası İstenebilir mi?

Bir öğrenci topluluğunun üyelik formunda T.C. kimlik numarası istemesi kendiliğinden yasak değildir. Fakat bu, her topluluğun her üyeden T.C. kimlik numarasını rutin olarak toplayabileceği anlamına da gelmez. T.C. kimlik numarası kişisel veridir; neden gerekli olduğu ve hangi hukuki temelde işlendiği açıklanabilmelidir.

Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi bu konuda önemli bir ayrım gösteriyor. Topluluğun kuruluşunda en az 25 kurucudan oluşan listede öğrenci numarası, ad-soyad, iletişim bilgileri ve fakülte/bölüm-program bilgileri isteniyor. Topluluk kurulduktan sonra yönetim ve denetim kurullarındaki üyelerin kimlik ve iletişim bilgilerinin Müdürlüğe bildirilmesi öngörülüyor. Buna karşılık yönergenin sıradan topluluk üyeliğini düzenleyen maddesinde her üyeden T.C. kimlik numarası alınacağına dair açık bir genel zorunluluk yer almıyor.

Bu yüzden normal üyelik formunda T.C. kimlik numarası alan bir topluluk için doğru soru şudur: Bu bilgi hangi işlem için gerekli?

“Üniversite öğrencisi olduğunu doğrulamak için” denmesi yeterli mi?

Her zaman değil. KVKK'da kişisel verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesi gerekir. Hacettepe topluluk üyeliği yalnız Üniversite öğrencilerine açık olduğundan öğrenci statüsünün doğrulanması elbette meşru bir ihtiyaçtır. Fakat bu doğrulama daha az veriyle yapılabiliyorsa, daha ağır bir kimlik bilgisinin neden gerektiği ayrıca açıklanmalıdır.

Örneğin öğrenci numarası ve kurumsal e-posta üzerinden üyelik doğrulanabiliyorsa, T.C. kimlik numarasının buna ek olarak neden tutulduğu sorgulanabilir. Buna karşılık Kültür İşleri Müdürlüğünün veya başka yetkili birimin belirli bir resmî işlem için T.C. kimlik numarasını açıkça istediği bir süreç varsa durum farklıdır.

Yani mesele “T.C. kimlik numarası hiçbir zaman alınamaz” değil; gereksiz yere alınmamalıdır.

Formda neye bakmalısınız?

T.C. kimlik numarası isteniyorsa formda veya bağlantılı aydınlatma metninde şu soruların cevabını arayın:

• Veri hangi amaçla toplanıyor?
• Kim veya hangi birim bu veriyi işleyecek?
• Kültür İşleri Müdürlüğüne ya da başka bir kuruma aktarılacak mı?
• Ne kadar süre tutulacak?
• Topluluk yönetimi değiştiğinde eski yöneticilerin erişimi kapanacak mı?
• Verinin düzeltilmesi veya silinmesi için kime başvurulacak?

Özellikle herkese açık bir bağlantı üzerinden çalışan, kişisel hesapla oluşturulmuş ve erişim yetkileri belirsiz bir formda T.C. kimlik numarası istenmesi halinde bu sorular daha da önem kazanır.

“Zorunlu alan” yapılmışsa ne yapabilirsiniz?

Üyeliği tamamlamadan önce topluluk yönetimine veya akademik danışmana neden istendiğini sorabilirsiniz. Cevap “üniversite istiyor” ise hangi resmî form veya işlem kapsamında istendiğinin gösterilmesini talep etmek makuldür.

Hacettepe Öğrenci Toplulukları sayfası, topluluklarla ilgili yetkili birim olarak Kültür İşleri Müdürlüğünün iletişim bilgisini yayımlıyor. Uygulamanın resmî gereklilik olup olmadığından emin değilseniz kulturmd@hacettepe.edu.tr üzerinden teyit edebilirsiniz.

T.C. kimlik numarası alınmıyorsa hiç KVKK sorunu yok mu?

Hayır. Ad-soyad, öğrenci numarası, telefon, e-posta, bölüm ve üyelik geçmişi de kişisel veri olabilir. Toplulukların üye kayıtlarını tutması yönergede öngörülmüş olsa da, kayıtların yalnız gerekli kişilerce erişilebilir olması ve üyelik amacı dışında kullanılmaması gerekir.

Özellikle üye listesinin sponsorlarla, başka topluluklarla veya kişisel amaçlarla paylaşılması ayrı bir veri işleme ve aktarım meselesidir.

Sonuç olarak, T.C. kimlik numarası istenebilir; fakat bunun gerekli ve açıklanabilir bir nedeni olmalıdır. Hacettepe'nin güncel topluluk yönergesi sıradan üyelik için herkesten T.C. kimlik numarası alınmasını açık bir genel şart olarak yazmadığından, böyle bir alan gördüğünüzde dayanağını sormak yerindedir.

Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi · Hacettepe Üniversitesi KVKK Bilgilendirmesi · KVKK – kişisel verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesi ilkesi