Öğrenci Telefon Numarası Sınıfla Paylaşılabilir mi?
Telefon numarasının sınıf listesi veya WhatsApp grubu üzerinden paylaşılmasının KVKK açısından ne anlama geldiğini ve öğrenci ne yapabileceğini öğrenin.
Bir öğrencinin telefon numarası kişisel veridir. Bu nedenle üniversitenin, öğretim elemanının veya başka bir veri sorumlusunun elindeki numarayı “zaten öğrenciden aldık” diyerek otomatik olarak bütün sınıfla paylaşması doğru bir yaklaşım değildir. Paylaşımın KVKK'da geçerli bir işleme şartına dayanması ve ayrıca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması gerekir.
Bu, “telefon numarası hiçbir koşulda paylaşılamaz” anlamına da gelmez. Somut olayda paylaşımın amacı, hukuki dayanağı, kimlere yapıldığı ve gerçekten gerekli olup olmadığı önemlidir.
Numaranın üniversitede kayıtlı olması sınıfa açıklanabileceği anlamına gelmez
Öğrenci kayıt sırasında telefon numarasını üniversiteye vermiş olabilir. Bu veri örneğin öğrenciyle iletişim kurmak için kullanılabilir. Ancak bir verinin belirli bir amaçla toplanmış olması, farklı bir amaçla sınıftaki herkese aktarılmasını kendiliğinden meşru hale getirmez.
KVKK'nın temel ilkelerinden biri, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır. Kurulun üniversitelerle ilgili kararlarında da gereksiz kişisel verilerin diğer katılımcılar tarafından görülebilir hale getirilmemesi gerektiği vurgulanıyor.
“WhatsApp grubu kuracağız” tek başına yeterli gerekçe değildir
Ders iletişimi için sınıf grubu kurulmak istenebilir. Fakat bunun için öğretim elemanının bütün öğrencilerin telefon numaralarını toplu liste halinde dağıtması zorunlu olmayabilir.
Daha az müdahaleci seçenekler vardır:
- öğrencilerin katılım bağlantısı üzerinden kendilerinin gruba girmesi,
- üniversitenin resmî ders/öğrenme sistemi üzerinden duyuru yapılması,
- e-posta dağıtım listesinde alıcıların birbirini görmeyeceği yöntem kullanılması,
- gönüllü iletişim kanalı oluşturulması.
Hangi yöntemin uygun olduğu olayın ayrıntısına bağlıdır; temel soru, aynı amaç daha az kişisel veri açığa çıkarılarak gerçekleştirilebiliyorsa neden daha geniş paylaşım yapıldığıdır.
Öğrenci kendisi numarasını paylaşırsa durum değişir mi?
Evet. Bir öğrenci numarasını sınıf grubuna kendisi yazabilir veya belirli bir paylaşım için açıkça onay verebilir. Ancak açık rızanın belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle verilmiş olması gerekir.
“Üniversiteye kayıt olurken genel olarak KVKK metnini kabul ettin, o halde numaran herkesle paylaşılabilir” şeklindeki yaklaşım bu nedenle otomatik bir sonuç doğurmaz. Paylaşımın hangi hukuki sebebe dayandığı ayrıca değerlendirilmelidir.
Numaram iznim dışında sınıfla paylaşıldıysa ne yapabilirim?
Önce paylaşımın kaynağını ve kapsamını netleştirin. Numara bir öğretim elemanı tarafından mı gönderildi, ortak bir Excel/PDF listesinde mi yayımlandı, yoksa başka bir öğrenci daha önce sizin paylaştığınız numarayı mı aktardı? KVKK bakımından veri sorumlusunun kim olduğu buna göre değişebilir.
Üniversitenin yaptığı bir veri işleme söz konusuysa veri sorumlusuna başvurarak, örneğin:
- telefon numaranızın hangi amaçla işlendiğini,
- kimlere ve hangi hukuki sebeple aktarıldığını,
- hukuka aykırı olduğunu düşünüyorsanız gerekli düzeltme/silme işlemlerini
talep edebilirsiniz. KVKK'nın 11. maddesi ilgili kişiye kendi kişisel verileri hakkında çeşitli başvuru hakları tanır.
Paylaşım devam ediyorsa ekran görüntüsü, e-posta veya dosyanın yayımlandığı yer gibi kanıtları saklamak da başvuruyu somutlaştırabilir.
Hacettepe'de olursa nereye bakılmalı?
Hacettepe Üniversitesi de kişisel veri işleme faaliyetlerinde KVKK hükümlerine tabidir. Somut olayda önce ilgili birimden veya üniversitenin kişisel verilerin korunmasına ilişkin iletişim/başvuru kanalından paylaşımın gerekçesini sormak en doğrudan adımdır.
Burada kritik ayrım şudur: sınıfın iletişim kurmaya ihtiyacı olması ile herkesin telefon numarasının herkese açıklanması aynı şey değildir. İletişim ihtiyacı, gereğinden fazla veri paylaşımını otomatik olarak haklı çıkarmaz.
Kaynaklar: Kişisel Verileri Koruma Kurumu – Kişisel Veriler · KVKK – Üniversitedeki yoklama listesinin diğer katılımcılar tarafından görülebilmesine ilişkin 2021/1214 sayılı karar · KVKK – Açık Rıza Alırken Dikkat Edilecek Hususlar