Topluluk Dışında Yapılan Gönüllülük Sosyal Transkripte İşlenebilir mi?
Hacettepe'de öğrenci topluluğu dışında yaptığınız gönüllülüğün sosyal transkripte girip giremeyeceğini, belge şartını ve değerlendirme sürecini öğrenin.
Evet. Hacettepe Üniversitesi'nin Program Dışı Öğrenmelerin Tanınması Yönergesi, yalnız öğrenci toplulukları içinde yapılan etkinlikleri kapsamıyor. Yönergede yurtiçinde veya yurtdışında yapılan belgelendirilebilir gönüllü çalışmalar açıkça program dışı öğrenme türleri arasında sayılıyor.
Bu nedenle bir dernek, vakıf, belediye, proje, sosyal girişim veya başka bir kurum üzerinden yaptığınız gönüllülük, sırf Hacettepe öğrenci topluluğu tarafından düzenlenmediği için otomatik olarak kapsam dışında değildir.
Fakat önemli bir ayrım var: gönüllülük yapmış olmanız, faaliyetin sosyal transkripte otomatik işleneceği anlamına gelmez. Başvurunun belgelenmesi ve ilgili akademik birim tarafından değerlendirilmesi gerekir.
Asıl şart “topluluk üyesi olmak” değil, faaliyeti doğrulayabilmektir
Hacettepe yönergesine göre öğrenci, tanınmasını istediği program dışı öğrenmeyi resmî bilgi/belge/doküman ile belgelendirmeli ve faaliyet sağlayan kurumun yetkilisi tarafından onaylanmış belgeleri sunmalıdır.
Bu yüzden gönüllülük belgenizde mümkünse şu bilgiler açıkça yer alsın:
- adınız ve soyadınız,
- gönüllülük yaptığınız kurum/proje,
- faaliyetin adı veya niteliği,
- başlangıç ve bitiş tarihi,
- toplam çalışma/katılım süresi,
- üstlendiğiniz rol,
- belgeyi düzenleyen kişinin adı/unvanı,
- kurum onayı, imza veya doğrulanabilir elektronik onay.
Yalnızca etkinlik afişi veya “ben de oradaydım” şeklindeki bir fotoğraf, kişinin ne kadar süreyle ve hangi görevde gönüllü çalıştığını tek başına göstermeyebilir.
BİLSİS'e belge yüklemek başvurunun tamamı değil
Hacettepe'nin yayımladığı başvuru adımlarında öğrenci önce BİLSİS'te:
Sosyal Transkript İşlemleri → Etkinlik Başvuru
yolundan ilgili dönem, kategori ve alt kategoriyi seçiyor; faaliyet bilgilerini girip kanıt belgesini sisteme yüklüyor.
Ancak resmî süreç burada bitmiyor. Hacettepe'nin yayımladığı başvuru adımları, BİLSİS kaydının ardından öğrencinin bağlı bulunduğu akademik birime yönergede belirtilen şekilde başvurması gerektiğini söylüyor. Başvuru ilgili komisyon tarafından değerlendiriliyor; kabul yönündeki görüşler yönetim kurulunda karara bağlanıyor.
Dolayısıyla BİLSİS'te faaliyeti kaydedebilmeniz ile transkripte kesin olarak işlenmesi arasında değerlendirme aşaması bulunuyor.
Gönüllülüğün süresi neden önemli?
Yönergeye göre gönüllü çalışmalar için AKTS, faaliyetin saat üzerinden iş yüküne göre hesaplanıyor. Genel hesaplamada 30 saat iş yükü 1 AKTS olarak kabul ediliyor ve bu tür her bir aktivite için en fazla 15 AKTS belirlenebiliyor.
Bu nedenle “gönüllü olarak görev yaptı” yazan ama kaç saat sürdüğü anlaşılmayan bir belge, faaliyetin iş yükünü değerlendirmeyi zorlaştırabilir.
Örneğin:
- iki saatlik tek günlük etkinlik,
- dört ay boyunca haftada iki saat gönüllülük,
- yoğun bir saha projesinde 60 saat görev
aynı tür “katılım belgesi” ile anlatılmamalıdır. Belgenin süreyi mümkün olduğunca somut göstermesi öğrencinin lehinedir.
Her dış kurum otomatik olarak kabul edilir mi?
Hayır. Yönerge, başvuruların komisyon tarafından doğrulama yöntemleri kullanılarak değerlendirileceğini ve kabul edilip edilmeyeceğine ilişkin gerekçeli görüş oluşturulacağını düzenliyor. Komisyon gerekli görürse ek bilgi, belge veya portfolyo da isteyebilir.
Bu yüzden dışarıdaki bir kurumun verdiği sertifika veya gönüllülük yazısı başvuru için kanıt niteliğindedir; üniversite açısından önceden verilmiş otomatik bir tanınma garantisi değildir.
Özellikle çok kısa, içeriği belirsiz, doğrulanamayan veya öğrencinin gerçek rolünü göstermeyen belgelerde ek açıklama istenmesi şaşırtıcı olmaz.
Faaliyet devam ederken ne yapmalıyım?
Gönüllülüğü bitirdikten aylar sonra belge toplamaya çalışmak yerine faaliyet sırasında küçük bir dosya tutmak daha kolaydır.
Saklayın:
- kurumla yaptığınız yazışmaları,
- görevlendirme/katılım e-postasını,
- etkinlik veya proje programını,
- varsa vardiya veya çalışma çizelgesini,
- sonunda verilen sertifika ya da resmî yazıyı.
Asıl başvuru belgesi kurumun onaylı yazısı/sertifikası olabilir; diğer kayıtlar ise süre veya rol konusunda soru çıkarsa destekleyici olabilir.
“Topluluk dışında” olması dezavantaj mı?
Tek başına hayır. Hacettepe'nin yönergesi program dışı öğrenmeyi zaten öğrencinin örgün programı dışında, iş ve günlük yaşam içinde edindiği öğrenmeleri kapsayacak biçimde tanımlıyor ve gönüllü çalışmaları açıkça sayıyor.
Bu başlıkta belirleyici soru “Hacettepe topluluğu mu düzenledi?” değil, daha çok şudur:
Faaliyet yönerge kapsamındaki bir program dışı öğrenme mi ve bunu resmî, doğrulanabilir belgelerle gösterebiliyor musunuz?
Bu iki koşul güçlü biçimde karşılanıyorsa başvuru yapmanız anlamlıdır; son karar ilgili Hacettepe birimlerinin değerlendirmesiyle verilir.
Kaynaklar: