Sağlık Raporumdaki Bilgiler Bölümde Kimlerle Paylaşılabilir?
Üniversiteye verilen sağlık raporundaki tanı ve diğer sağlık bilgilerinin kimlerle paylaşılabileceğini, KVKK'daki sınırları ve ne yapabileceğinizi öğrenin.
Sağlık raporundaki tanı, hastalık, engel durumu ve benzeri bilgiler özel nitelikli kişisel veridir. Raporu üniversiteye vermeniz, bölümdeki tüm akademik ve idari personelin raporun tamamını görmesine otomatik olarak izin verdiğiniz anlamına gelmez.
Kimin erişebileceği yalnız kişinin unvanına göre değil; raporun hangi işlem için alındığı, o kişinin bu işlemde yetkili olup olmadığı ve ne kadar bilgiye gerçekten ihtiyaç duyulduğu üzerinden değerlendirilmelidir. KVKK'daki temel ilkelerden biri de kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır.
Bölüm başkanı, danışman veya ders hocası raporun tamamını görebilir mi?
Bunun için herkese uygulanabilecek “şu üç kişi kesin görür” şeklinde bir liste yoktur. Üniversitedeki süreçler farklı olabilir.
Örneğin sağlık raporu yalnız belirli tarihlerdeki devamsızlığın veya mazeretin değerlendirilmesi için verildiyse, işlemi yapan yetkili personelin belgenin doğruluğu ve kapsadığı tarihleri bilmesi gerekebilir. Ancak bu, tanının veya rapordaki bütün tıbbi ayrıntıların bölümde geniş biçimde dolaştırılması gerektiği anlamına gelmez.
Benzer şekilde bir engel veya sağlık durumu nedeniyle eğitim uyarlaması isteniyorsa, ilgili yetkili birimin raporu işlemesi gerekebilir. Hacettepe Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının yayımladığı aydınlatma metinlerinde de sağlık raporu gibi sağlık bilgilerinin belirli süreçlerde — örneğin Engelli Öğrenci Birimi veya burs işlemlerinde — ayrıca tanımlandığı görülüyor. Bu yaklaşım, sağlık verisinin “bölümün ortak bilgisi” değil, belirli bir işlem kapsamında işlenen veri olduğunu gösterir.
Hocama tanımı söylemek zorunda mıyım?
Her işlem için aynı cevap verilemez. Önce hangi bilginin hangi amaçla istendiğini sorun.
Örneğin amaç yalnız “şu tarihler arasında sağlık nedeniyle derse katılamadı” bilgisini doğrulamaksa, ayrıntılı tanının neden gerekli olduğu ayrıca açıklanabilmelidir. KVKK'nın ölçülülük ilkesi, amaç için gerekenden fazla veri işlenmemesini gerektirir.
Buna karşılık mevzuatın veya ilgili işlemin belirli sağlık bilgisinin değerlendirilmesini zorunlu kıldığı durumlarda daha ayrıntılı veri gerekebilir. Bu nedenle raporun bir bölümünü kapatmadan veya belgeyi eksik sunmadan önce işlemi yürüten birime hangi kısmın zorunlu olduğunu sormak daha güvenlidir.
Rapor e-postayla bütün hocalara gönderilebilir mi?
Sağlık raporunun bölüm içindeki geniş bir e-posta grubuna, sınıf grubuna veya işle ilgisi olmayan kişilere gönderilmesi yalnızca “üniversite içinde kaldığı” için otomatik olarak hukuka uygun hâle gelmez.
Sağlık verileri daha sıkı korunan özel nitelikli kişisel verilerdir. Aktarımın da hukuki bir dayanağının bulunması ve veri güvenliği kurallarına uyulması gerekir. Kişisel Verileri Koruma Kurulunun kararlarında sağlık bilgilerinin hukuki dayanak olmaksızın üçüncü kişilere aktarılması ihlal olarak değerlendirilebilmektedir.
Dolayısıyla raporunuzu teslim ederken mümkünse resmî ve belirlenmiş kanalı kullanın. Kişisel WhatsApp hesabına, geniş e-posta listesine veya gereksiz kişilere göndermek yerine ilgili fakülte/bölüm/öğrenci işleri sürecinin tarif ettiği yolu tercih edin.
Kimlerin raporuma eriştiğini sorabilir miyim?
KVKK kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini, hangi amaçla işlendiğini ve yurt içinde veya yurt dışında kimlere aktarıldığını öğrenme hakkınız vardır.
Bu nedenle raporunuzun gereksiz yere paylaşıldığından şüpheleniyorsanız şu soruları yazılı biçimde sorabilirsiniz:
- Sağlık raporum hangi işlem amacıyla alındı?
- Raporun tamamına hangi birimler veya kişiler erişebiliyor?
- Hangi üçüncü kişilere aktarıldı?
- Ne kadar süre saklanacak?
- İşlem için raporun tamamının saklanması gerekli mi?
- Yanlış veya gereksiz işlenen veriler için düzeltme, silme ya da yok etme talebimin kapsamı nedir?
Silme talebi her durumda otomatik kabul edilmek zorunda değildir; başka bir mevzuat verinin belirli süre saklanmasını gerektiriyorsa veri sorumlusu bu hukuki yükümlülüğü dikkate alabilir.
Raporum izinsiz yayıldıysa ne yapabilirim?
Önce elinizdeki delilleri koruyun: e-posta, ekran görüntüsü, gönderim tarihi, kimlere ulaştığına dair bilgi gibi kayıtları saklayın.
KVKK kapsamındaki talepler için ilk başvuru veri sorumlusuna yapılır. Veri sorumlusu talebi en geç 30 gün içinde sonuçlandırmalıdır. Başvuru reddedilirse, cevap yetersizse veya süresinde cevap verilmezse KVKK'daki süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet yolu gündeme gelebilir.
Burada en önemli pratik ölçüt şu: Üniversitenin rapora ihtiyaç duyması ile bölümde herkesin raporun ayrıntılarını bilmesi aynı şey değildir. Sağlık verisi, yalnız gerekli işlem için ve gerektiği ölçüde kullanılmalıdır.
Kaynaklar:
KVKK – Özel Nitelikli Kişisel Veriler
KVKK – İlgili Kişinin Hakları
Hacettepe ÖİDB – Aydınlatma Metinleri