Öğrenci İşleri Sözlü Bilgi Verip Yazılı Belge Vermiyorsa Ne Yapılır?
Öğrenci İşleri yalnız sözlü cevap veriyorsa yazılı kayıt oluşturmanın, bilgi edinme başvurusu yapmanın ve cevap gelmezse süreci ilerletmenin yollarını açıklar.
Öğrenci İşlerinin telefonda veya yüz yüze verdiği sözlü bilgi işinizi çözebilir; fakat bir hak, işlem, ret, mezuniyet, kayıt veya başka bir resmî süreç açısından kanıtlanabilir bir cevap gerekiyorsa talebinizi yazılı hale getirin. Özellikle sonradan “bize böyle söylenmişti” tartışması çıkabilecek konularda yalnız sözlü bilgiye dayanmak yerine tarih ve içeriği belli bir başvuru oluşturmak daha güvenlidir.
Burada önce ne istediğinizi ayırmak gerekir. Elinizde bulunmayan mevcut bir bilgi veya belgeyi istiyorsanız 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamındaki başvuru yolu kullanılabilir. Bir işlemin yapılmasını, hatanın düzeltilmesini veya belirli bir konuda karar verilmesini istiyorsanız ise ilgili birime dilekçe/e-posta ile başvurmak daha uygun olabilir.
Önce yazılı bir talep oluşturun
Talebinizi kısa ve somut yazın. Örneğin:
“... tarihinde Öğrenci İşleri ile yaptığım görüşmede tarafıma ... bilgisi sözlü olarak iletilmiştir. Bu bilginin dayanağının ve mevcutsa ilgili belgenin/yazılı açıklamanın elektronik ortamda tarafıma gönderilmesini arz ederim.”
Başvuruda öğrenci numaranızı, ilgili işlemi, tarihleri ve tam olarak hangi bilgi veya belgeyi istediğinizi belirtin. “Bana yazı verin” gibi geniş bir talep yerine, hangi mevcut kayda veya açıklamaya ihtiyaç duyduğunuzu söylemeniz cevap alınmasını kolaylaştırır.
Hacettepe'de Bilgi Edinme başvurusu yapılabilir mi?
Evet. Hacettepe Üniversitesi Bilgi Edinme Biriminin gerçek kişiler için çevrim içi başvuru formu bulunuyor. Formda başvurunun konusu ve ayrıntılı açıklaması yazılabiliyor; cevabın e-posta yoluyla gönderilmesi de istenebiliyor.
4982 sayılı Kanun'a göre kurumlar bilgi veya belgeye erişimi kural olarak 15 iş günü içinde sağlar. Bilginin başka bir birimden sağlanması, başka kurum görüşü gerekmesi gibi Kanunda belirtilen durumlarda süre 30 iş gününe kadar uzayabilir; uzatma ve gerekçesi 15 iş günlük sürenin bitiminden önce başvuru sahibine yazılı olarak bildirilmelidir.
Kanun ayrıca bilgi edinme başvurusunun reddedilmesi halinde kararın gerekçesinin ve başvuru yollarının bildirilmesini öngörür.
“Sözlü söyledik, yazı veremeyiz” denirse ne yapabilirsiniz?
Öncelikle sözlü cevabın kendisini “yazılı belgeye dönüştürmelerini” istemekle, kurumda zaten bulunan bir bilgi veya belgeye erişim istemeyi birbirinden ayırın. Bilgi Edinme Hakkı, kurumu her durumda sizin için yeni bir görüş veya yeni bir belge üretmeye zorlayan bir mekanizma değildir.
Ancak kararın, işlemin veya dayanağın zaten mevcut olduğu bir konuda yalnız sözlü cevapla yetinmek istemiyorsanız:
- ilgili birime e-posta veya dilekçe ile yazılı başvuru yapın,
- mevcut bilgi/belge talebiyse Hacettepe Bilgi Edinme Birimini kullanın,
- başvurunuzun tarihini ve varsa kayıt/başvuru numarasını saklayın,
- cevap gelmez veya konu çözülemezse başvurunun niteliğine göre CİMER ya da ilgili üst idari başvuru yolunu değerlendirin.
Hacettepe'nin Basın ve Halkla İlişkiler birimi de Bilgi Edinme ve CİMER başvurularının ilgili üniversite birimlerine yönlendirilerek cevaplandırıldığını açıklıyor.
Neden yazılı kayıt önemli?
Yazılı kayıt yalnız “kanıt toplamak” için değildir. Hangi talebin ne zaman yapıldığını, kurumun hangi bilgiye dayanarak cevap verdiğini ve sonradan hangi noktada uyuşmazlık çıktığını netleştirir. Özellikle süreye bağlı işlemlerde bu kayıt, aynı konuyu tekrar tekrar sözlü anlatmak zorunda kalmanızı da önler.
Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi Bilgi Edinme Birimi – Gerçek Kişiler İçin Başvuru · 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu