Hoca Not Listesini WhatsApp Grubuna Atabilir mi?
Öğretim elemanı öğrencilerin isim ve sınav notlarını WhatsApp grubuna gönderebilir mi? KVKK açısından not listesi, öğrenci numarası, anonimlik ve itiraz yolları.
Öğretim elemanının öğrencilerin isimleriyle birlikte sınav notlarını sınıfın WhatsApp grubuna göndermesi, kişisel verilerin korunması açısından ciddi sorun doğurabilir. Çünkü bir öğrencinin adıyla ilişkilendirilebilen sınav puanı kişisel veridir; diğer öğrencilerin bu notları görmesi de veri paylaşımı anlamına gelir. “Grup sadece bizim sınıfın” olması, paylaşımı kendiliğinden hukuka uygun yapmaz.
Bu, her WhatsApp duyurusunun yasak olduğu anlamına gelmez. Sınavın ertelendiğini veya notların sisteme girildiğini gruba yazmak ile kimlerin kaç puan aldığını gösteren listeyi göndermek farklı işlemlerdir. Hukuki değerlendirmede paylaşılan bilginin kimliği belirleyip belirlemediği, kimlerin erişebildiği, paylaşım amacı ve kanuni dayanağı önem taşır.
Sınav notu neden kişisel veri sayılıyor?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kimliği belirli veya belirlenebilir kişiye ilişkin bilgileri kişisel veri olarak tanımlar. Öğrencinin adı, soyadı, öğrenci numarası ve bu bilgilerle ilişkilendirilebilen sınav sonucu bu kapsama girebilir.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 1 Temmuz 2019 tarihli, 2019/188 sayılı kararı tam da üniversitelerde sınav sonucu açıklama yöntemine ilişkindir. Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesinin öğrencilerin sınav sonuçlarını internette aramaya açık biçimde yayımlamasını inceleyen Kurul, yöntemi mahremiyet bakımından uygun bulmamış ve yalnızca ilgili kişinin kendi sonucuna erişebildiği kimlik doğrulamalı bir sistem kullanılmasını istemiştir.
Bu karar doğrudan WhatsApp'taki sınıf grubu hakkında verilmiş değildir. Yine de şu temel ilkeyi güçlü biçimde gösterir: Öğrencilerin notlarını açıklamak gerekiyorsa, başka öğrencilerin bireysel notlara gereksiz yere eriştiği yöntemler yerine kişiye özel erişim tercih edilmelidir.
İsimleri silip öğrenci numaralarını yazarsa sorun çözülür mü?
Her zaman değil. Listede ad-soyad bulunmasa bile öğrenci numarası, okulun kayıtları veya sınıftaki öğrencilerin bildikleri bilgilerle kişi belirlenebiliyorsa veri hâlâ kişisel veri olabilir. Benzer şekilde herkesin hangi sırada oturduğunu veya hangi grup numarasını kullandığını bildiği küçük bir sınıfta yalnızca kod kullanmak gerçek anonimlik sağlamayabilir.
Şu üç örnek arasındaki farkı düşünün:
| Paylaşım | Kişisel veri açısından durum |
|---|---|
| "Sınav ortalaması 62; en yüksek not 94" | Bireyler belirlenemiyorsa genel istatistik niteliğinde olabilir |
| "2026123456 numaralı öğrenci 47 aldı" | Öğrenci numarasıyla kişi belirlenebiliyorsa kişisel veridir |
| "Ayşe Yılmaz 47, Mehmet Kaya 89" | Öğrencileri ve notlarını açıkça eşleştirir |
Öğrenci listesinin yalnızca sınıf temsilcisinde bulunması da paylaşımın hukuka uygunluğunu tek başına sağlamaz. Temsilcinin ekran görüntüsünü sınıfa yeniden göndermesi ayrı bir yayma işlemi olabilir.
Hocanın not açıklama zorunluluğu varsa listeyi gruba atabilir mi?
Öğretim elemanının sınav değerlendirmesini öğrenciye bildirmesi gerekebilir. Ancak sonucu bildirme görevi, hangi iletişim kanalının ve hangi kapsamda kullanılacağının sınırsızca seçilebileceği anlamına gelmez. KVKK'nin temel ilkeleri arasında veri işlemenin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması yer alır. Bireysel notu ilgili öğrenciye göstermek için tüm sınıfa toplu liste göndermek çoğu durumda gerekli olmayacaktır.
Başka bir hukuki işleme şartı varsa mutlaka ayrıca değerlendirilmelidir; açık rıza her durumun tek ve zorunlu hukuki dayanağı değildir. Fakat “Herkes zaten grubun üyesi” veya “Notlar sadece bir kere paylaşıldı” gerekçeleri de tek başına yeterli sayılmaz.
WhatsApp'ın yabancı menşeli bir iletişim uygulaması olması ve kurumların veri güvenliği yükümlülükleri de ayrıca dikkate alınmalıdır. KVKK, kamu kurumlarındaki WhatsApp gruplarında kişisel bilgi veya belge paylaşımının Kanun kapsamındaki veri işleme şartlarına uygun olması gerektiğini vurguluyor. Buradan öğretim elemanlarının WhatsApp üzerinden hiçbir mesaj gönderemeyeceği sonucu çıkarılamaz.
Notunuz sizin istemediğiniz şekilde paylaşıldıysa ne yapabilirsiniz?
Önce ekran görüntüsünü ve paylaşım tarihini başkalarına yaymadan saklayın. Öğretim elemanına, notların bireysel olarak resmî öğrenci sistemi üzerinden duyurulmasını ve toplu listenin gruptan kaldırılmasını kibarca önerebilirsiniz. Sorun devam ediyorsa bölüm başkanlığına, ilgili fakülteye veya üniversitenin kişisel veri işlemlerinden sorumlu birimine durumu iletin.
Kişisel verileriniz bakımından resmî hak başvurusu yapmak isterseniz KVKK'nin veri sorumlusuna başvuru usulünü kullanın. Bu, yalnızca hocaya gönderilen gündelik bir WhatsApp mesajından farklıdır; kanunda ve ilgili tebliğde belirtilen başvuru yöntemlerinin izlenmesi gerekir. Veri sorumlusunun normalde en geç 30 gün içinde yanıt vermesi gerekir. Başvurunun reddedilmesi, cevabın yetersiz olması veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde, şartları varsa Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet edilebilir. Şikâyet süreleri cevabın ne zaman geldiğine göre değiştiğinden son günü genel bir varsayımla belirlemeyin; Kurumun resmî açıklamasına bakın.
Not listesiyle ilgili mahremiyet itirazı ile sınav puanının yanlış hesaplandığına dair not itirazı farklı süreçlerdir. Öğretim elemanından not düzeltmesi talep edecekseniz ilgili üniversitenin sınav ve not itirazı usulünü ayrıca takip edin; KVKK başvurusu bu akademik sürenin yerine geçmez.
Kaynaklar: KVKK – Üniversite Sınav Sonuçlarının Yayımlanması Hakkında 2019/188 Sayılı Karar · KVKK – Kamu Kurumlarında Haberleşme Uygulamaları Duyurusu · KVKK – Şikâyet Hakkı · KVKK – Başvuru ve Şikâyet Usulü