Erasmus Staj Yerim Son Anda İptal Olursa Hibe Ne Olur?
Erasmus staj kurumunuz son anda vazgeçerse hibenin otomatik olarak yanıp yanmadığını, yeni kurum bulma ihtimalini ve hangi durumda ödeme iadesi gündeme gelebileceğini öğrenin.
Staj yeriniz son anda iptal ederse hibeniz otomatik olarak başka bir staja aktarılmış sayılmaz, ama ilk yapılacak şey Erasmus hakkınızdan vazgeçmek de değildir. Hacettepe Erasmus+ Program Birimiyle hemen iletişime geçip durumunuzu belgeleyerek yeni bir staj kurumu bulup bulamayacağınızı ve belgelerin nasıl güncelleneceğini öğrenmeniz gerekir.
Hibenin sonucu, faaliyetin hiç başlamamış olması, başlamışken kesilmesi ve durumun mücbir sebep kabul edilip edilmemesi gibi ayrımlara göre değişebilir.
Staj hiç başlamadan kurum vazgeçtiyse
Erasmus staj hibesi, fiilen gerçekleştirilen hareketlilik için verilir. Ulusal Ajansın uygulama kurallarında asgari faaliyet süresinin mücbir sebep dışında tamamlanmaması halinde hareketliliğin geçersiz sayılabildiği ve hibe ödenmediği belirtiliyor.
Bu nedenle kurum başlangıçtan hemen önce “sizi artık kabul edemiyoruz” derse şu sırayla hareket edin:
- İptali yazılı hale getirin. Kurumdan e-posta veya resmî yazı alın.
- Hacettepe Erasmus+ Program Birimine hemen bildirin.
- Yeni bir uygun staj yeri bulma ve hareketliliği yeni belgelerle sürdürme imkânı olup olmadığını sorun.
- Yeni kurum onaylanmadan uçuş, konaklama veya çalışma tarihlerini kendinizce değiştirmeyin.
- Hibe sözleşmesi imzalandıysa veya ödeme yapıldıysa, tutarın nasıl düzeltileceğini ofisten yazılı olarak teyit edin.
Hacettepe, Erasmus staj yerini bulma sorumluluğunun öğrenciye ait olduğunu ve staj için kabul mektubu gerektiğini açıkça belirtiyor. Bu nedenle yeni kurum bulunabilirse yeni kabul belgesi ve Learning Agreement for Traineeship tarafında güncelleme gerekmesi beklenir; ancak değişikliğin kabul edilip edilmeyeceğine Erasmus ofisiyle koordineli karar verilmelidir.
Hibe hesabı neden “kazandım, o halde bende kalır” şeklinde işlemiyor?
Erasmus hibesi bir başarı ödülü değil, hareketlilik sırasında oluşan giderlere katkı sağlayan destek ödemesidir. Faaliyet gerçekleşmezse veya program kurallarına göre geçersiz hale gelirse, yalnız “hibeli seçildim” olmak paranın tamamını kazanılmış hale getirmez.
Özellikle ödeme hareketlilikten önce yapıldıysa, faaliyetin gerçekleşmemesi durumunda önceden ödenen tutarın iadesi veya yeniden hesaplanması gündeme gelebilir. Kesin tutarı öğrencinin imzaladığı hibe sözleşmesi ve Erasmus ofisinin işlemi belirler.
Kurum staj başladıktan sonra iptal ederse ne olur?
Burada durum daha farklıdır. Ulusal Ajans kurallarında mücbir sebep nedeniyle faaliyet asgari süre tamamlanmadan sonlanırsa, olayın belgelendirilmesi şartıyla fiilen geçirilen süre için hibe ödenebilmesine imkân tanınıyor. Mücbir sebep olmadan asgari süre tamamlanmadan ayrılmada ise faaliyetin geçersiz sayılması ve hibe ödenmemesi söz konusu olabilir.
Kurumun sizi tek taraflı olarak işten/stajdan çıkarması otomatik olarak mücbir sebep kabul edilir demek doğru değildir. Mücbir sebep değerlendirmesi olayın nedenine ve belgelere göre yapılır. Bu nedenle kurumun iptal gerekçesini mutlaka yazılı alın.
Hacettepe'nin uygulamalı eğitim yönergesinde de staj yerine başladıktan sonra gerekçeli başvuruyla staj yeri değişikliğinin komisyon onayıyla yapılabileceği, değişiklik halinde belgelerin ve yazışmaların yeniden düzenleneceği belirtiliyor. Erasmus hareketliliğinde buna ek olarak Erasmus belgelerinin de koordinatörlükle uyumlu hale getirilmesi gerekir.
Son anda iptal durumunda en değerli şey zamandır
Staj başlangıcına birkaç gün kalmışsa yalnız yeni kurum aramaya odaklanıp Hacettepe'ye haber vermeyi ertelemeyin. Çünkü yeni kurum bulsanız bile tarihler, kabul mektubu, Learning Agreement ve hibe sözleşmesindeki bilgiler birbiriyle uyumlu olmalıdır.
E-posta atarken kısa biçimde şunları ekleyin:
- ad-soyad ve öğrenci numarası,
- Erasmus staj hareketliliği dönemi,
- eski kurumun adı,
- planlanan başlangıç-bitiş tarihleri,
- kurumun iptal e-postası,
- varsa yeni kurum seçeneğiniz,
- hibe ödemesi alıp almadığınız.
Böylece ofis sizin durumunuzu “vazgeçen öğrenci”, “kurum kaynaklı iptal”, “yeni staj yeri talebi” veya olası mücbir sebep çerçevesinde doğru değerlendirebilir.
Erasmus sürecindeki kabul mektubu, sözleşme, seyahat ve staj başlangıç tarihlerini ayrı ayrı takip etmek son dakika değişikliklerinde özellikle önemlidir. Bu tarihleri gerekli.tr üzerinde akademik planınızın yanında düzenli tutmanız, yeni staj tarihinin ders veya diğer üniversite yükümlülükleriyle çakışıp çakışmadığını daha erken görmenizi sağlar.
Kaynaklar: Hacettepe Üniversitesi AB Ofisi – Erasmus SSS · Hacettepe Üniversitesi AB Ofisi – Staj Belgeleri · Türkiye Ulusal Ajansı – 2025 Erasmus+ Uygulama El Kitabı