Erasmus Hibesi Eksik Yatarsa Nasıl İtiraz Edilir?
Hacettepe Erasmus hibeniz beklediğinizden düşük yattıysa önce hangi belgeleri kontrol etmeniz, AB Ofisine nasıl başvurmanız ve neyi sormanız gerektiğini öğrenin.
Hacettepe Erasmus hibeniz beklediğinizden düşük yattıysa ilk adım doğrudan “eksik ödeme yapıldı” diye itiraz etmek değil, ödenmesi gereken tutarın hangi belge ve tarihlere göre hesaplandığını kontrol etmektir. Çünkü banka hesabınıza yatan tutar ile başlangıçta kafanızda hesapladığınız toplam hibenin farklı olması her zaman hata olduğu anlamına gelmez.
Hesaplamada gerçekten hata olduğunu düşünüyorsanız Hacettepe Üniversitesi Erasmus+ Program Birimine yazılı olarak başvurup ödemenizin yeniden incelenmesini isteyebilirsiniz. Üniversitenin Erasmus sayfasında hibe ödemeleriyle ilgili işlemler için kullanılan iletişim adresi erasmus@hacettepe.edu.tr olarak yayımlanıyor.
Önce neden daha az yatmış olabileceğini kontrol edin
En sık karışan noktalardan biri, toplam hak edilen hibe ile ilk ödeme tutarının aynı sanılmasıdır.
Hacettepe AB Ofisinin Erasmus staj hareketliliği için yayımladığı güncel SSS'de hibenin %80'inin faaliyet başında, kalan %20'sinin ise dönüş belgeleri teslim edildikten sonra ödendiği belirtiliyor. Bu nedenle hesabınıza yalnız ilk ödeme geldiyse, eksik sandığınız kısım henüz ikinci ödeme aşamasında olabilir.
Hibe ayrıca hareketliliğin fiilen gerçekleşen süresine göre kesinleşebilir. Başlangıçta tahmini süre üzerinden yapılan hesap ile dönüşte Katılım Sertifikasında görünen gerçek başlangıç-bitiş tarihleri farklıysa nihai tutar da değişebilir.
Kontrol ederken şu belgeleri yan yana koyun:
- imzaladığınız hibe sözleşmesi,
- size bildirilen hibe süresi ve tutarı,
- Katılım Sertifikasındaki gerçek başlangıç ve bitiş tarihleri,
- banka hesabınıza gelen ödeme veya ödemeler,
- varsa Erasmus+ Program Biriminin size gönderdiği kesinti ya da hesaplama açıklaması.
Özellikle “kaç ay hibe alacağım?” ile “kaç ay yurt dışında kaldım?” aynı şey olmayabilir. Bazı hareketliliklerde bütçe nedeniyle yalnız belirli bir süre hibelendirilebilir.
Hata olduğunu düşünüyorsanız nasıl başvurmalısınız?
Hacettepe'nin kamuya açık Erasmus sayfalarında, hareketlilik tamamlandıktan sonra yapılan hibe hesabı için ayrıca adlandırılmış standart bir “hibe itiraz formu” yayımlanmıyor. Bu nedenle en güvenli yol, Erasmus+ Program Biriminden yazılı hesap kontrolü istemektir.
E-postanızda sadece “hibem eksik yatmış” yazmak yerine kontrol edilebilecek bilgileri birlikte verin:
- Ad-soyad ve öğrenci numaranız.
- Öğrenim mi staj mı yaptığınız.
- Erasmus projenizin veya hareketlilik döneminizin bilgisi.
- Hibe sözleşmenizde gördüğünüz tutar veya süre.
- Hesabınıza fiilen yatan tutar.
- Katılım Sertifikasındaki hareketlilik tarihleri.
- Hangi kalemde veya hangi hesapta hata olduğunu düşündüğünüz.
- İlgili sözleşme, sertifika ve ödeme dekontu.
Talebinizi “ödemenin ve hibe hesabının yeniden kontrol edilmesi” şeklinde açık yazmanız, yalnızca genel bir şikâyet iletmekten daha işlevlidir.
Eksik ödeme gerçekten hata değilse ne olabilir?
İnceleme sonucunda üç farklı durum çıkabilir:
- İkinci ödeme henüz yapılmamıştır. İlk ödeme ile toplam hibeyi karşılaştırmış olabilirsiniz.
- Gerçek hareketlilik süresi daha kısa hesaplanmıştır. Katılım Sertifikasındaki tarihler nihai hesaplamayı değiştirmiş olabilir.
- Hibelendirilen süre, toplam hareketlilik süresinden daha kısadır. Erasmus'a hibeli seçilmek bütün günlerin mutlaka hibelendirileceği anlamına gelmez.
Bu nedenle itirazın asıl amacı yalnız “daha fazla ödeme istemek” değil, hangi tarih ve hangi hibe kuralı üzerinden hesap yapıldığını netleştirmek olmalıdır.
Eğer AB Ofisinin verdiği hesapla sizin hesabınız arasında fark kalıyorsa, bu kez hangi satıra itiraz ettiğinizi somut biçimde gösterebilirsiniz. Örneğin Katılım Sertifikasında 120 gün görünmesine rağmen hesaplamada 110 gün kullanıldığını düşünüyorsanız, başvurunuz çok daha kolay incelenebilir.
Kaynak: Hacettepe Üniversitesi Avrupa Birliği Ofisi – Sıkça Sorulan Sorular