Eski Tarihli Transkript Yeniden Doğrulanabilir mi?
Eski tarihli transkriptin doğrulanıp doğrulanamayacağını, e-Devlet/YÖK ve Hacettepe belge doğrulama yollarını ve doğrulama ile güncel belge farkını öğrenin.
Evet, eski tarihli bir transkript doğrulama bilgisi taşıyorsa yıllar sonra da doğrulanabilir. Buradaki önemli ayrım şu: doğrulama, belgenin gerçekten ilgili kurum tarafından düzenlenip düzenlenmediğini kontrol eder; transkriptin düzenlenme tarihini yenilemez.
Bu nedenle 2021'de düzenlenmiş bir transkript bugün doğrulanabiliyor olsa bile, başvuru yaptığınız kurum “son üç ay içinde alınmış transkript” istiyorsa eski belge yalnızca doğrulanarak yeni tarihli hâle gelmez. Böyle bir durumda yeni transkript almanız gerekir.
e-Devlet'ten alınan transkript nasıl doğrulanır?
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının e-Devlet üzerinde hem Transkript Belgesi Sorgulama hem de Transkript Belgesi Doğrulama hizmeti bulunuyor. Elinizde e-Devlet/YÖK üzerinden üretilmiş ve doğrulama bilgisi bulunan bir transkript varsa, belgenin gerçekliği ilgili doğrulama hizmetinden kontrol edilebilir.
Bu yöntem özellikle bir işverenin, üniversitenin veya başka bir kurumun elindeki elektronik transkriptin gerçekliğini kontrol etmek istediği durumlarda kullanışlıdır.
Hacettepe'nin elektronik belge doğrulaması da var
Hacettepe Üniversitesi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile oluşturulmuş ve doğrulama kodu taşıyan evraklar için ayrıca bir Belge Doğrulama Uygulaması sunuyor. Belgenizin üzerinde Hacettepe'ye ait bir doğrulama kodu bulunuyorsa, bu kod üzerinden elektronik evrakın doğruluğu kontrol edilebilir.
Ancak bu bilgi, Hacettepe'den geçmişte alınmış her transkriptin EBYS üzerinden doğrulanabileceği anlamına gelmez. Belgenin hangi sistemle oluşturulduğuna ve üzerinde doğrulama bilgisi bulunup bulunmadığına bakmak gerekir.
Eski, ıslak imzalı kâğıt transkriptte kod yoksa ne olur?
Daha eski bir transkript yalnız ıslak imza/mühür taşıyor ve üzerinde barkod, belge kodu veya elektronik doğrulama bilgisi bulunmuyorsa, çevrim içi self-servis doğrulama mümkün olmayabilir.
Bu durumda karşı kurum iki yoldan birini isteyebilir:
- Hacettepe'den belgenin doğruluğuna ilişkin doğrudan teyit,
- yeni tarihli ve elektronik olarak doğrulanabilir bir transkript.
Hangi yolun yeterli olduğunu belgeyi isteyen kurum belirler. Özellikle yurt dışı başvurularında “doğrulanabilir belge” ile “belirli bir tarihten daha yeni belge” şartlarını birbirine karıştırmamak gerekir.
Doğrulama başarısız olursa belge geçersiz mi?
Tek başına hayır. Eski bir doğrulama sisteminin değişmiş olması, kodun farklı bir sisteme ait olması veya belgenin baştan elektronik doğrulama için düzenlenmemiş olması mümkündür. Doğrulama ekranında sonuç alınamıyorsa belgenin sahte olduğu sonucuna doğrudan varılmaz.
Böyle bir durumda Hacettepe Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından yeni transkript talep etmek veya belgenin hangi yöntemle teyit edilebileceğini sormak en temiz çözümdür.
Kaynaklar: YÖK / e-Devlet – Transkript Belgesi Doğrulama · Hacettepe Üniversitesi – Elektronik Belge Doğrulama